Zwei Schritte sind für ein zukunftsorientiertes Handeln des Personalmanagements im Rathaus erforderlich: zum einen die Vornahme einer Bestandsaufnahme (wo stehen wir als Kommune im Vergleich zu anderen Kommunen unserer Region?), die Vornahme einer Altersstrukturanalyse sowie die Bewertung der bisherigen Aktivitäten im Personalmanagement. Zum anderen ist eine Neuausrichtung des Personalmanagements nötig. In diesem Zusammenhang geht es vor allem um folgende drei Fragen:

Um sich als attraktiver Arbeitgeber auf dem Arbeitsmarkt zu positionieren, muss die öffentliche Verwaltung das eigene Profil schärfen, eine Arbeitgebermarke aufbauen. Die öffentliche Verwaltung als „Marke“ umfasst das Wertesystem der Verwaltung und ihre Art zu handeln. Die Arbeitgebermarke soll potenzielle Bewerber anziehen und ihnen signalisieren, wofür die Verwaltung als Arbeitgeber steht, welche Ziele sie verfolgt und was sie einzigartig macht.

Hochschulmarketing, Internetauftritte, Veranstaltungen, aber auch interne Kommunikation, Führungsstil und Maßnahmen der Personalarbeit gehören dazu.

Die Positionierung als attraktiver Arbeitgeber ist auch deshalb wichtig, um den zum Personalstamm gehörenden Mitarbeitern zu signalisieren, was den eigenen Arbeitgeber ausmacht und was er für sie leistet.

Um vorhandene Leistungsträger langfristig zu binden, sind verstärkte Investitionen in die Aus- und Fortbildung sowie die Qualifizierung von Führungskräften, auch der Verwaltungsspitze, und der Nachwuchsführungskräfte erforderlich. Die Themen sind vielfältig: von Motivation, Karrieremanagement, exzellenter Personalentwicklung, Führungskräftequalifizierung, Schaffen von Freiräumen durch Delegation bis hin zum Zeitmanagement.

Geeigneter Führungskräftenachwuchs kann mithilfe von Potenzialinterviews identifiziert werden. Hierbei geht es darum, Perspektiven und Möglichkeiten in der öffentlichen Verwaltung aufzuzeigen – auch denjenigen Nachwuchskräften, die keine Führungsfunktion anstreben (Karrierechancen für Experten entwickeln). Für die vorhandenen Führungskräfte müssen praxisnahe Programme zur Auseinandersetzung mit der eigenen Rolle sowie passgerechte Angebote entwickelt werden, die es den Führungskräften erlauben, ihr Führungsverhalten über Trainings, Coachings oder kollegiale Beratung zu reflektieren.

Die Arbeitsfähigkeit und -zufriedenheit der im Personalbestand vorhandenen Beschäftigten zu erhalten und zu fördern, spielt eine immens wichtig Rolle, um Personal langfristig zu binden. Mögliche Maßnahmen hierfür sind, motivationsfördernde Arbeitsbedingungen (Zielvereinbarungen, Mitarbeiterbeteiligung, herausfordernde Leistungsanreize) zu schaffen sowie Arbeitszeitmodelle zu optimieren und somit die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für Mitarbeiter einfacher zu gestalten.

Auch die Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements ist ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements. Leistungsfähige, gesunde und motivierte Mitarbeiter sind Träger einer erfolgreichen Verwaltung, in deren Gesundheit es sich zu investieren lohnt.

Eine konsequente Durchführung von Mitarbeitergesprächen ist die Methode der Wahl für jede Führungskraft, wenn es darum geht, Mitarbeitern gezielt Wertschätzung und Anerkennung entgegenzubringen oder dem einzelnen Mitarbeiter zu verdeutlichen, welchen Beitrag der Einzelne für das Gesamte leistet. Genauso gut bilden Mitarbeitergespräche einen geeigneten Rahmen, um Veränderungsnotwendigkeiten im Verhalten des Mitarbeiters aufzuzeigen und zu besprechen.

Die optimale Positionierung als attraktiver Arbeitgeber auch für neue Mitarbeiter ist zentraler Bestandteil eines zielorientierten externen Personalmarketings. Wichtig ist es hierbei, die Sprache der Zielgruppe zu sprechen.

Hierzu müssen neue Kanäle genutzt werden, zum Beispiel bei der Rekrutierung von Auszubildenden. Meistgenutztes Medium, um sich über das Ausbildungsangebot zu informieren, ist für Schüler das Internet. Somit sollten die Websites der Verwaltungen ausführliche Informationen zum Ausbildungsangebot und die Vorteile einer Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung liefern.

Aber auch soziale Netzwerke, Foren, Chats, die Darstellung in Broschüren, auf Karrieremessen und Berufsinformationstagen bilden weitere Möglichkeiten, um sich jungen Leuten zu präsentieren und in direkten Kontakt zu potenziellen Auszubildenden zu treten.

Des Weiteren muss neuen Zielgruppen der Einstieg in die öffentliche Verwaltung ermöglicht werden. So sollten Bewerber mit internationalen Wurzeln, Quereinsteiger sowie junge Hochschulabsolventen angesprochen und auf ihre Möglichkeiten und Perspektiven in der öffentlichen Verwaltung aufmerksam gemacht werden. Hierbei ist es erforderlich, spezifische Einarbeitungsprogramme für Verwaltungsfremde anzubieten. So können sich diese rasch Verwaltungsspezifika aneignen.

Bei der Besetzung von Schlüsselfunktionen wie der von Wahlbeamten, Führungskräften und Spezialisten sollte die Zusammenarbeit mit Personalberatern forciert werden. Hierdurch eröffnen sich andere, zusätzliche Wege der Personalsuche. Ein Beispiel ist die verstärkte Suche über die Direktansprache. Hier werden Kandidaten für eine zu besetzende Position systematisch identifiziert, gezielt angesprochen, beurteilt und ausgewählt. Gerade in sehr engen Märkten mit wenig qualifizierten Kandidaten bietet dies große Vorteile und schnellere Ergebnisse.

Abschließend muss die öffentliche Verwaltung ihren Bewerberprozess optimieren und zukunftsfähig machen. Eignungsdiagnostische Instrumente müssen auf den Prüfstand gestellt, angepasst und optimiert werden. Im gesamten Bewerberprozess muss sich die Verwaltung professionell präsentieren. Der durchschnittliche Besetzungsprozess dauert heute oftmals immer noch zu lange. Sehr gute Bewerber warten nicht. Die Schnelligkeit in der Abwicklung ist ein wesentliches Qualitätsmerkmal.