Autorin: Barbara Morschhaeuser, zfm-Personalberaterin und Projektleiterin

In Zeiten eines vola­tilen Arbeitsmarktes und einem verschärften Fach- und Führungs­kräftemangel gewinnt das Beziehungsmanagement im Personalwesen in zunehmen­dem Maße an Bedeu­tung.

Laut „Gallup Engagement Index 2022“, einer jährlich durchgeführten Umfrage zu Arbeitsmotivation, Engagement und emotionaler Bindung, ist in Deutschland der Anteil der Beschäftigten mit hoher emotionaler Bindung deutlich eingebrochen. Zudem schätzen die Beschäftigten im aktuell umkämpften ‚war for talents‘ ihre Chancen auf dem Arbeitsmarkt positiver ein, als je zuvor. Damit einher­gehend steigt die grund­sätzliche Wechselbereitschaft.

Organisationen, vor allen Dingen, der öffentliche Sektor, der sich zudem im Wettbewerb mit der freien Wirtschaft befindet, sollte diesem Trend gezielt gegen­steuern, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Den Mitarbeitenden Wertschätzung entgegen zu bringen, kann in diesem Zusammenhang maßgeblich zum Erfolg beitragen.

Dies betrifft auch den Umgang mit Mitarbeitenden, die sich entschieden haben, eine Organisation zu verlassen. Daher sollte der damit einhergehende Trennungsprozess, das sog. Offboarding, bewusst und strategisch organisiert werden.

Dabei geht es nicht nur um den technischen Prozess der Trennung mit Blick auf das Personal- und IT-Management.

Vielmehr ist auch zu beachten, dass scheidende Mitarbeitende, vornehmlich dieje­nigen, die man gerne in der Organisation gehalten hätte, in der Regel wertvolle Erfah­rungen „mitnehmen“. Aus diesem Grunde ist es empfehlenswert, den Offboarding-Prozess frühzeitig anzustoßen, damit das erworbene Wissen der Ausscheidenden recht­zeitig dokumentiert und damit weiter gegeben werden kann.

Vor allem aber sollte nicht unterschätzt werden, dass die Trennung eine emotionale Lücke hinterlässt, sowohl beim Ausscheidenden, als auch bei den verbleibenden Mitarbeitenden in der Organisation. Damit einhergehende Ängste und Unsicherheiten können eine Organisation deutlich schwächen. Die zum Teil erheblichen Folgen für die Arbeitszu­friedenheit und das Arbeitgeberimage werden häufig unterschätzt. Manchen Beteiligten werden diese erst im Nachhinein bewusst, wenn die Person die Organisa­tion bereits ver­lassen hat.

Ein offener Umgang mit einer Trennung sowie ein gelungener Offboarding-Prozess können dazu beitragen, dass der Abschied für beide Seiten positiv verläuft und einen guten Eindruck bei ehemaligen Mitarbeitenden hinterlässt. Hierdurch wird die Organisation in Zukunft sowohl nach innen als auch nach außen als attraktiver Arbeit­geber gesehen und trägt zu einer positiv wahrgenommenen Organisations­kultur bei.

Nutzen Sie in diesem Zusammenhang die Chance eines konstruktiven Austrittsge­spräches, um zu erfahren, ab welchem Zeitpunkt und aus welchen Gründen die Mitarbeitenden sich dazu ent­schieden haben, dass es für sie nicht mehr passt.

Sorgen Sie hierbei für eine vertrauliche und sichere Umgebung und Gesprächs­atmosphäre. Ermutigen Sie zu einem ehrlichen Feedback, um daraus Rückschlüsse für zukünftige Entwicklungen ziehen zu können.

Je nach Trennungssituation könnten die ausscheidenden Mitarbeitenden ggf. auch dabei unterstützen, ihre Nach­folgerinnen oder Nachfolger einzuarbeiten. Damit beweisen Sie als Arbeit­geber Ihr Vertrauen in deren Fähig­keiten und wertschätzen damit ihren Rat, wenngleich sich die Wege trennen. Auch eine evtl. zukünftige Rückkehr wäre somit eine mögliche Option.

Nachfolgend einige Strategien und Chancen für ein gelungenes Offboarding:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein gelungener Offboarding-Prozess ein wichtiger Bestandteil des Employer Brandings ist und nicht zuletzt zu einem attraktiven Arbeitgeberimage beiträgt. Organisationen sollten diese Chance daher unbedingt nutzen!