Die öffentliche Verwaltung steht aktuell unter dauerhafter Anspannung: Die Aufgaben türmen sich, es fehlt an Personal, neue Technologien wollen umgesetzt werden. Es fehlt an Kapazitäten und oft auch an Plänen. In solchen Momenten schauen auch Mitarbeitende, die eigentlich eigenverantwortlich arbeiten, für Orientierung wieder zu ihren Führungskräften. Diese tun gut daran, einmal einen Blick auf die Prinzipien des Katastrophenmanagements zu werfen.

Katastrophenmanagement bezeichnet die Gesamtheit aller Maßnahmen zur Prävention, Vorbereitung, Bewältigung und Nachbereitung von Krisen und Katastrophen, die das normale Fortführen des Alltags unmöglich machen. Diese Stufen lassen sich problemlos auf verschiedene Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung übertragen.

Führungskräfte sollten in Krisenzeiten nach Möglichkeit nicht auf das einzelne Problem schauen, sondern die ganze Lage im Blick behalten. Viele der Baustellen gehören zusammen und beeinflussen einander, etwa:

Diese können direkt zu Überforderung und Leistungsabbau bei den Mitarbeitenden führen. Anstatt einzelne dieser Herausforderungen anzugehen, ist es wichtig, dass Sie als Führungskraft das Gesamtbild für alle skizzieren: ohne Übertreibung, aber auch ohne Beschönigungen.

Tipp: Erkennen Sie den Ernst der Lage an, aber bleiben Sie zuversichtlich. Von Ihrer Stimmung und Ihrem Auftreten hängt es ab, wie Ihre Mitarbeitenden sich in der kritischen Phase verhalten – Sie sind ein Vorbild.

Im Katastrophenmanagement ist klar: Sie können nicht alles auf einmal in Ordnung bringen. Eine Priorisierung ist daher dringend notwendig. Gleiches gilt, wenn Ihre Verwaltung mit einem Krisengeflecht zu kämpfen hat. Gewichten Sie also die Herausforderungen, die Sie zuvor genannt und eingeordnet haben:

Gerade in Verwaltungen laufen viele Vorgänge sehr routiniert ab. In Krisenzeiten, wenn durch bestimmte Probleme Mehrarbeit anfällt, würde diese Routine schnell zu einer Überlastung führen. Daher ist es Ihre Aufgabe als Führungskraft, die Aufgaben zu priorisieren und Ihren Mitarbeitenden entsprechend Anweisungen zu geben, was sie wann bearbeiten und was sie zunächst liegenlassen sollen.

Wenn Sie die Alltagsroutine aufbrechen, gibt es meist Chaos bei den Zuständigkeiten: Manche verlieren ihre, andere behalten sie, wären aber in der Krise anderswo besser eingesetzt. Wenn Sie die Aufgaben neu priorisieren, sollten Sie sie auch direkt neu verteilen – und zwar transparent und für alle verständlich: Wenn es schnell gehen und gut werden muss, müssen alle Mitarbeitenden wissen, was sie zu tun haben.

Auf diese Weise kommt es nicht zu Verzögerungen: Diese entstehen in solchen chaotischen Momenten meist, weil sich niemand zuständig fühlt und alle denken, dass jemand anders die Entscheidung schon treffen und die Aufgabe erledigen wird.

Wenn in Krisensituationen die normalen Zuständigkeiten auf den Kopf gestellt sind, brauchen Ihre Mitarbeitenden mehr Informationen von Ihnen als sonst. Halten Sie sie also regelmäßig auf dem Laufenden:

Vielleicht arbeiten Ihre Mitarbeitenden im normalen Betrieb sehr gut allein. Wenn Ihre Verwaltung aber im Krisenmodus ist, brauchen sie häufiger Rückmeldungen und Hinweise, was zu tun ist: Das schafft Sicherheit.

Das Wichtigste ist es, die Handlungsfähigkeit Ihrer Verwaltung zu erhalten. Das bedeutet, dass

Es muss nicht alles schön und sauber erledigt werden – für Perfektion ist später Zeit, wenn die Krise vorbei ist.

Tipp: Stellen Sie sich darauf ein, dass Fehler passieren werden – das ist in einer Ausnahmesituation unausweichlich. Die passende Fehlerkultur hilft Ihnen bei einem gesunden Umgang damit.

Während Ihre Verwaltung im Krisenmodus ist, dokumentieren Sie Ihre Vorgehensweise. So können Sie die Zeit aufarbeiten, wenn wieder Normalität eingekehrt ist, und aus etwaigen Fehlern lernen. Auf diese Weise sind Sie bestmöglich für die nächste Krise gerüstet: Sie wissen dann, wem Sie was anvertrauen können und wie Sie kommunizieren müssen.

In Krisenzeiten müssen Sie der Ruhepol sein. Handeln Sie nach bestem Wissen und Gewissen und gestehen Sie sich und anderen Fehler zu – sie werden nicht ausbleiben. Trennen Sie Wichtiges von Unwichtigem, priorisieren Sie Aufgaben neu und weisen Sie sie eindeutig zu. Kommunizieren Sie engmaschig mit Ihren Mitarbeitenden: Halten Sie sie auf dem Laufenden und seien Sie für Fragen jederzeit ansprechbar.

Nutzen Sie vor allem die Chance zum Lernen: Loten Sie aus, was gut läuft, integrieren Sie erzwungene, aber positive Veränderungen für die Zukunft in die Arbeitsabläufe und arbeiten Sie die Geschehnisse im Nachhinein sorgfältig auf. Auf diese Weise meistert Ihre Verwaltung die Krise nicht nur, sondern kann im Idealfall gestärkt daraus hervorgehen.