Stellenanzeigen schalten, Bewerbungen bekommen, einladen, auswählen – das war einmal. Der Fachkräftemangel ist auch im öffentlichen Dienst schmerzhaft spürbar. Wer gut geeignete Kandidatinnen und Kandidaten finden möchte, muss sich dafür verschiedene Wege erschließen. Der Großteil der geeigneten Arbeitnehmer ist nämlich gar nicht aktiv auf der Jobsuche.

Unter passiven Kandidatinnen und Kandidaten versteht man diejenigen, die bereits einen Job haben, aber bei einer attraktiven Gelegenheit einem Wechsel nicht abgeneigt wären. Einer LinkedIn-Studie zufolge sind das immerhin rund 70 Prozent. Der Rest setzt sich zusammen aus denjenigen, die rundherum zufrieden mit ihrem Job sind und einen Wechsel nicht in Betracht ziehen würden, und aus den aktiven Kandidatinnen und Kandidaten. Letztere sind diejenigen, die entweder gerade ohne Anstellung oder so unzufrieden sind, dass sie aktiv nach einem neuen Job suchen. Sie sind diejenigen, die Ihre Stellenanzeigen lesen und sich bewerben – aber es sind wenige.

Wenn die potenziell wechselwilligen Fachkräfte nicht auf den zahlreichen Jobportalen unterwegs sind, müssen Sie sie auf anderen Wegen erreichen. Viele von ihnen haben LinkedIn-Profile, sind aber oft nicht unbedingt interessiert, wenn Sie sie einfach anschreiben. Wichtiger ist es, dass Sie ihnen die Möglichkeit geben, sich selbst ein Bild davon zu machen, was für ein attraktiver Arbeitgeber Ihre Behörde ist – Stichwort Employer Branding. Wichtig ist, dass die Zielgruppe davon erfährt. Das erreichen Sie auf verschiedenen Wegen:

Legen Sie Ihre Informationskampagne über Ihre Positivpunkte als Arbeitgeber breit an. Wer auch nur mäßig interessiert ist, sollte alles Wissenswerte mit wenigen Klicks erfahren können. Pflegen Sie außerdem Ihre Website ordentlich – sie sollte modern und aktuell sein, alles andere wirkt abschreckend.

Gute Beispiele sind die Stadt Essen, der Landkreis Ravensburg oder auch die Stadt Fellbach.

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Nicht alle ehemaligen Bewerberinnen und Bewerber, die Sie einmal abgelehnt haben, waren nicht geeignet für die Stelle – oft hat nur eine andere Person insgesamt besser gepasst. Das bedeutet, dass in Ihren Datenbanken noch Kontakte zu einer Menge Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern liegen, die sich die Arbeit im öffentlichen Dienst schon einmal gewünscht haben. Schauen Sie hier noch einmal nach, wer auf die aktuelle Stelle gut passen könnte, und schreiben Sie die Personen gezielt an. Fragen kostet schließlich nichts. Zudem zeigen Sie, dass Sie die Bewerbung und/oder den Menschen nicht vergessen haben und die damalige Kontaktaufnahme noch wertschätzen.

Viele potenzielle Mitarbeitende wünschen sich einen Arbeitgeber, der ihnen die Nutzung von KI ermöglicht, um repetitive Aufgaben im Alltag zu erleichtern. Geht es allerdings darum, passive Kandidatinnen und Kandidaten anzusprechen, sollten Sie auf die Unterstützung von Bots verzichten! Wenn sich bei Fragen zum Job ein Mensch zurückmeldet, können Sie eine völlig andere Grundlage schaffen, als wenn ein Chatbot lediglich die Antworten auf die FAQ gibt. Menschen können auf individuelle Anliegen eingehen, können sympathisch sein, eine Verbindung aufbauen.

Das ist auch einer der Gründe dafür, weshalb Sie auf Empfehlungen aus Ihrem Mitarbeiterstab setzen können. Im Rahmen eines „Mitarbeitende werben Mitarbeitende“-Programms können Sie Prämien dafür ausloben, dass Ihre Angestellten Werbung für Sie machen. Bewirbt sich jemand auf Empfehlung und wird daraufhin eingestellt, bekommt die Person, die die Empfehlung ausgesprochen hat, eine Prämie.

Diese Art von Werbung lässt sich kaum überbieten: Mitarbeitende, die gern in Ihrer Behörde tätig sind und den Job aus ehrlicher Überzeugung empfehlen, sind unendlich viel Vertrauen erweckender als die Eigenwerbung des Arbeitgebers. Sie können in gemütlicher Freundesrunde erzählen,

Die Wahrscheinlichkeit, dass sich eine gut passende Fachkraft von einer Freundin oder einem Freund zu einer Bewerbung überreden lässt, ist also relativ hoch.

Tipp: Damit Sie nicht für jede unpassende Bewerbung in die Tasche greifen müssen, sollten Sie klar kommunizieren, wann die Prämie tatsächlich fällig wird – bei erfolgter Einstellung oder erst nach der erfolgreichen Probezeit.

Wichtig ist, dass die neu geknüpften Kontakte langfristiger Natur sind. Kaum jemand, der den aktuellen Job soweit ganz in Ordnung findet, wird nach der ersten Kontaktaufnahme ernsthaft einen Wechsel in Betracht ziehen. Hier gilt: steter Tropfen höhlt den Stein. Die Person muss immer wieder daran erinnert werden, dass der Job im öffentlichen Dienst wartet und viel Gutes bereithält. Dafür gibt es vor allem zwei Wege:

Die meisten Menschen reagieren nicht kurz entschlossen, wenn es um ihre Arbeit geht: Sie verbringen hier schließlich einen großen Teil ihrer wachen Zeit. Ein Wechsel will also gut überlegt sein, wenn bei der aktuellen Stelle nicht alles schlecht ist. Deshalb müssen Sie bei den passenden Kandidatinnen und Kandidaten langfristig am Ball bleiben.

Bieten Sie sehr niedrigschwellige Möglichkeiten zu Annäherung und Bewerbung an: Wer tagsüber alle Energie in die Arbeit steckt, hat meist abends keine Lust mehr, lange an Bewerbungen zu feilen. Eine gute Möglichkeit ist das Bewerbungsquiz, mit dem die halb Interessierten feststellen können, wie gut sie zur jeweiligen Stelle passen: Sie können die Fragen beantworten – ob sie die Antworten abschicken und damit den Weg frei machen für eine weitere Kontaktaufnahme, liegt bei ihnen.

Auch Menschen, die bereits konkreter am Job interessiert sind, freuen sich über vereinfachte Bewerbungsmöglichkeiten. Niemand möchte lange am Layout werkeln und sich über ein möglichst straffes Anschreiben mit allen wichtigen Punkten Gedanken machen müssen. Auch der Kampf mit dem Drucker sollte der Vergangenheit angehören. Erstellen Sie also ein einfaches Online-Formular, das nur das Wichtigste umfasst:

Sorgen Sie dafür, dass das Formular sich nicht absenden lässt, falls etwas fehlt – so ersparen Sie sich und den Interessierten jede Menge mühseliges Hin und Her.

Um die große, stille Menge der passiven Kandidatinnen und Kandidaten anzusprechen, sind drei Schritte unerlässlich:

Da die passiven Kandidatinnen und Kandidaten Ihre Stellenanzeigen nicht gezielt lesen, müssen Sie sie über Content erreichen. Stellen Sie sich online mit verschiedenen Mitteln als guter Arbeitgeber dar, lassen Sie Ihre Angestellten für sich sprechen. Bieten Sie immer menschliche Ansprechpersonen, um Verbindungen herzustellen und Vertrauen zu schaffen.

Für den Bewerbungsprozess selbst gilt das Gegenteil: Dieser sollte so einfach wie möglich online ablaufen. Viele Bewerberinnen und Bewerber empfinden es als angenehm und niedrigschwellig, wenn sie ihre Bewerbung von ihrem Tablet oder Handy aus abschicken können – etwa auf dem Heimweg nach Feierabend.