Autor: Roland Matuszewski, zfm-Berater
Wissen ist eine der wichtigsten Ressourcen im öffentlichen Dienst. Der effektive Austausch von Wissen kann nicht nur die Effizienz und Qualität der Dienstleistungen verbessern, sondern auch Innovationen fördern und den öffentlichen Sektor anpassungsfähiger machen. Auch wenn das Thema Wissensweitergabe kein neues ist, stellt es gerade in großen, hierarchisch geprägten Organisationen wie dem öffentlichen Dienst oft eine Herausforderung dar. Insbesondere Führungskräften kommt in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle zu: Sie sollten eine Kultur des Wissensaustauschs etablieren und fördern.
Herausforderungen bei der Wissensteilung
Der öffentliche Dienst ist häufig durch starke Hierarchien, klare Rahmenbedingungen und eine risikoaverse Kultur geprägt. Das Wissen einer Verwaltung befindet sich oft in Arbeitsanweisungen, Akten, Datenbanken und ist zusätzlich bei einzelnen Mitarbeitenden konzentriert. Letzteres wird oft erst dann offensichtlich, wenn diese Person – häufig nach langjähriger Tätigkeit – in den Ruhestand geht. Dann entsteht ein großes Vakuum, und Prozesse laufen nicht mehr so reibungslos ab wie zuvor. Findet kein Wissensaustausch statt, zum Beispiel in Form einer Übergangsphase, können die entstandenen Wissenslücken von neuen Mitarbeitenden kaum geschlossen werden.
Häufige Ursachen hierfür sind fehlende technische Voraussetzungen (Digitalisierung) oder Anreize, die den Wissensaustausch fördern könnten. Darüber hinaus gibt es Mitarbeitende, die zögern, ihr Wissen weiterzugeben, weil sie entweder ihren Status über ihr „alleiniges Wissen“ nicht verlieren möchten oder befürchten, dass durch das Preisgeben ihres Wissens eventuell Fehler ans Licht kommen könnten, die bislang verborgen blieben.
Die Rolle der Führungskraft
Führungskräfte im öffentlichen Dienst sollten bei der Wissensweitergabe als Vorbilder agieren. Sie können Wissen teilen, transparent kommunizieren und ihren Mitarbeitenden aktiv zeigen, dass der Austausch von Wissen geschätzt und belohnt wird. Durch eine offene Kommunikation und regelmäßige Informationsweitergabe können Führungskräfte zudem wichtige Signale setzen.
Ein weiterer Aspekt ist die Schaffung von Anreizstrukturen. Führungskräfte sollten Mechanismen einführen, die die Wissensweitergabe belohnen – sei es durch Anerkennung im Rahmen von regelmäßigen Beurteilungen oder durch das positive Erwähnen in Besprechungen.
Darüber hinaus stellt die Digitalisierung neue Anforderungen an den Umgang mit Wissen und Informationen. Verwaltungsprozesse werden sukzessive digitalisiert und teilweise automatisiert. Wissen wird dadurch leichter zugänglich, erfordert aber einen geübten Umgang mit der entsprechenden Software sowie die aktive Nutzung dieser. Führungskräfte sollten daher sicherstellen, dass die Mitarbeitenden ausreichend geschult sind und die entsprechenden Tools genutzt werden.
Handlungsempfehlungen für Führungskräfte
- Vertrauen aufbauen: Eine Arbeitsumgebung schaffen, in der Mitarbeitende sich sicher fühlen, Wissen und Erfahrungen zu teilen, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen
- Erfolge kommunizieren: Erfolgreiche Fälle von Wissensaustausch öffentlich anerkennen und teilen, um positive Auswirkungen sichtbar zu machen
- Digitalisierung nutzen: Wissensmanagementsysteme (z. B. Dokumenten-Management-Systeme, Wikis, Cloud-Dienste) und Kollaborationsplattformen (z. B. Microsoft Teams, Slack) einführen und fördern, um den Wissensaustausch zu erleichtern
- Regelmäßige Feedback-Runden: Regelmäßige Austauschformate einführen, in denen Mitarbeitende Feedback geben und ihr Wissen teilen können
Fazit
Führungskräfte im öffentlichen Dienst spielen eine entscheidende Rolle bei der Förderung der Wissensweitergabe. Durch eine klare Vorbildfunktion, die Schaffung von Anreizstrukturen und den gezielten Einsatz von Technologie können sie eine Kultur des Wissensaustauschs etablieren, die letztlich Innovation und Effizienz fördert. Der Aufbau von Vertrauen und Zusammenarbeit sowie die Schaffung von geeigneten Rahmenbedingungen (Technologie) sind dabei zentrale Elemente.
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