Autorin: Theresa Meister, zfm-Beraterin

Als Personalberatung unterstützt zfm seit mittlerweile über 30 Jahren den öffentlichen Sektor bei der Suche, Auswahl sowie der Entwicklung von Führungskräften.
Der Fachkräftemangel trifft alle Branchen hart, zusätzlich dazu müssen insbesondere Kommunalverwaltungen die Lücken schließen, welche die Babyboomergeneration mit ihrem Rückzug aus der Erwerbstätigkeit hinterlässt. Das vorgegebene Tarifgefüge stellt einen weiteren erschwerenden Faktor für den öffentlichen Sektor dar. Dies wiederum führt vor allem in den technischen Bereichen zu einem hohem Personalmangel. Immer mehr Verwaltungen und Unternehmen der öffentlichen Hand greifen daher auf die Unterstützung von Personalberatungen wie zfm zurück. Aber was tun wir eigentlich genau und wo liegt dabei der Mehrwert für unsere Kunden?
Im Folgenden geben wir Einblick in unsere Arbeit am Beispiel der Besetzung einer Technischen Beigeordnetenposition für eine Kommunalverwaltung.

Umfeldinterview
Erster und fundamentaler Schritt in jedem Verfahren ist das sogenannte Umfeldinterview: Im Falle der oben genannten Position haben wir uns in einem ersten Gespräch mit der Bürgermeisterin der Verwaltung, dem ehemaligen Stelleninhaber und der Leiterin der Personalabteilung sowie dem Justiziar den Kernaufgaben der Position und Anforderungen an die neue Stelleninhaberin bzw. den neuen Stelleninhaber gewidmet. Darüber hinaus bitten wir um eine Einschätzung zum vorliegenden Umfeld bzw. der Kultur vor Ort und besprechen die benötigten Softskills, zukünftige Projekte und weitere relevante Aspekte. Im Vorfeld hierzu erhalten Kunden einen Fragebogen von uns, der als Gesprächsgrundlage dient. Das Umfeldinterview stellt für uns die Voraussetzung dar, um das Aufgaben- und Anforderungsprofil der auszuschreibenden Stelle im Kern zu verstehen und auf dieser Basis die richtigen Personen suchen und finden zu können.

Anzeigenentwurf und -schaltung
Davon ausgehend entwerfen wir eine Stellenausschreibung, welche die im Umfeldinterview festgehaltenen Aspekte anschaulich abbildet. Darüber hinaus empfehlen wir eine Auswahl passender Medien, in denen die Anzeige von uns geschaltet und somit die gewünschte Zielgruppe erreicht wird. Für das Beispiel der bzw. des Technischen Beigeordneten stellte dies eine Mischung übergreifender und fachspezifischer Online-Medien sowie Fachzeitschriften dar. Zusätzlich teilen wir die Anzeige über unsere Social-Media-Kanäle (LinkedIn, xing und twitter) sowie in unserem monatlichen Job-Newsletter, mit dem wir mittlerweile über 1.500 Abonnenten erreichen.

Recherche und Direktansprache
Zeitgleich starten wir mit der Recherche und direkten Ansprache geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten: Welche Personen haben inhaltlich ähnliche Positionen inne und könnten an einer beruflichen Weiterentwicklung interessiert sein? Dafür nutzen wir neben unserem langjährig aufgebauten Netzwerk das zfm-Karriereportal, in das sich Interessenten eintragen, um bei passenden Stellenausschreibungen von uns informiert zu werden.
Zum anderen bedeutet jedes Personalauswahlprojekt aber auch immer eine Neurecherche von geeigneten Personen. Aufgrund unserer Branchenspezialisierung sind wir Experten auf dem Gebiet des öffentlichen Sektors und immer up-to-date in Bezug auf Bewegungen auf dem Markt. Nicht zu unterschätzen ist hierbei die Reichweite von zfm-bekannten Multiplikatoren, die wertvolle Tipps zu potenziell interessierten Menschen aus ihrem Netzwerk mit uns teilen oder die Ausschreibung weiter streuen.
Eine erfolgreiche Direktansprache benötigt in der Regel einen Zeitaufwand von ca. 6 – 8 Wochen. Für die Position der bzw. des Technischen Beigeordneten wurden in diesem Zeitraum beispielsweise rund 120 geeignete Personen identifiziert und kontaktiert.

Bewerbermanagement und Vorgespräche
Für das Projekt- und Bewerbermanagement nutzen wir unsere eigene, maßgeschneiderte Software, das zfm-Talentboard: Dieses ermöglicht uns unter anderem, unseren Kunden einen Link zur Bewerbungsübersicht zuzusenden, über den wir auch Feedback zu den Kandidatenprofilen erhalten.
Alle eingehenden Bewerbungen werden von uns anhand des Anforderungsprofils auf die formalen Kriterien hin geprüft: Im positiven Fall laden wir Bewerbende daraufhin zu einem ersten Vorgespräch mit uns ein. Auch Personen, die wir im Rahmen der Direktansprache ansprechen und die Interesse an der ausgeschriebenen Position äußern, lernen wir in einem ersten Gespräch kennen. Auf Basis der Gesprächseindrücke gleichen wir die Kandidatenprofile mit dem Aufgaben- und Anforderungsprofil der ausgeschriebenen Position ab. Als zusätzliche Informationsquelle nutzen wir das Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsbeschreibung: Als wissenschaftlich fundierter psychologischer Fragebogen werden damit berufsrelevante Persönlichkeitsmerkmale mittels Selbsteinschätzung erfasst, die in einem Folgegespräch reflektiert werden.
Im Nachgang an die geführten Vorgespräche erhalten unsere Kunden eine detaillierte Einschätzung zu den Gesprächseindrücken und Empfehlungen: Für die besagte Position der bzw. des Technischen Beigeordneten hielten wir vor der Findungskommission eine Präsentation, um auf Basis dieser Ergebnisse gemeinsam zu erörtern, welche Bewerbenden und Interessenten zu einem nächsten Auswahlschritt eingeladen werden sollten. Alternativ bieten wir Kunden für die Entscheidungsfindung auch schriftliche Gutachten an.

Durchführung von Vorstellungen / Assessment Centern (AC)
Auf Basis der getroffenen Vorauswahl werden Kandidatinnen und Kandidaten zu persönlichen Vorstellungsgesprächen eingeladen. Diese finden in der Regel vor Ort bei unseren Kunden statt. Da wir großen Wert auf eine eignungsdiagnostische Fundierung legen, sind die Vorstellungsgespräche in der Regel nach der Assessment-Center-Methodik aufgebaut. In Bezug auf die Position der bzw. des Technischen Beigeordneten setzten sich die Vorstellungen aus einer Präsentationsaufgabe, einer Fallstudie und einem Strukturierten Interview zusammen. Anhand dieser wurden die persönliche Kompetenz, die strategische Kompetenz sowie die Führungskompetenz der Kandidatinnen und Kandidaten beobachtet und beurteilt. zfm übernimmt hierbei die Moderation der Vorstellungsgespräche, während Vertreterinnen und Vertreter aus Verwaltung und/oder Politik das Auswahlgremium, bzw. in diesem Fall die Findungskommission, bilden.
Immer mehr Kunden entscheiden sich im Rahmen des Auswahltermins für eine Nutzung der zfm AC-Software: Der Termin findet in Präsenz statt, aber anstatt alle Unterlagen auszudrucken, werden für die Durchführung (Einsicht in alle benötigten Unterlagen, Ausfüllen der Beobachtungsbögen, etc.) Tablets oder Laptops genutzt.

Vorstellung und Wahl vor dem Rat
Im letzten Schritt stellt sich die Endkandidatin oder der Endkandidat vor dem Rat der Stadt vor und wird zur bzw. zum neuen Technischen Beigeordneten gewählt. Ein formaler Schritt, der für uns, unsere Kunden und natürlich für die eingestellte Person einen besonderen Moment darstellt.

Ein ebenfalls sehr besonderer Moment ist für uns die Information, wenn einige Monate später sowohl Kunde als auch eingestellte Person nach wie vor mit ihrer Entscheidung glücklich sind. Wir verstehen uns im gesamten Prozess als Berater für beiden Seiten: Wir möchten sowohl für unsere Kunden eine fachlich und persönlich geeignete Person finden als auch unseren Kandidatinnen und Kandidaten eine neue Herausforderung bieten, an der sie langfristig Freude haben!


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