Die bisherige Führungskraft geht in den wohlverdienten Ruhestand, jemand Neues nimmt ihren Platz ein. Schon nach wenigen Tagen hat die oder der neue Vorgesetzte Fragen: Wo finde ich diese Information? Und weshalb erledigen wir das nicht digital? Diese Situation findet so oder so ähnlich laufend in Behörden statt. Meist merkt das Team erst, wie viel Wissen exklusiv bei einer Person gespeichert war, wenn sie nicht mehr da ist – und wie viele Vorgehensweisen veraltet waren. Für neue Führungskräfte ist diese Zeit herausfordernd.

Die neue Führungskraft wird oft als die Person betrachtet, die Unruhe ins Spiel bringt. Seit sie da ist…

…gibt es nicht mehr immer direkt die Antwort – manches muss sie selbst in Erfahrung bringen.

…werden bekannte und vertraute Abläufe hinterfragt und neue Strukturen etabliert.

…gibt es Anweisungen, die sich von den bisherigen unterscheiden…

Oder in Kurzform: Alle sind verwirrt. Auch diejenigen, die sich früher Änderungen mancher Abläufe gewünscht haben, sind oft zunächst zurückhaltend, wenn sich tatsächlich etwas ändert. Das Team stellt oft Rückfragen, warum etwas auf die angeordnete Weise passieren sollte – der bisherige Ablauf sah anders aus. Trotz dieser Veränderungen bleiben die Aufgaben an sich natürlich gleich.

Sie als Führungskraft haben bestimmt manchmal das Gefühl, dass Sie ein Störfaktor sind. Lassen Sie sich davon nicht aus der Ruhe bringen: Dass Sie mit neuen Ideen und Veränderungsansätzen mehr erklären müssen als Ihre Vorgängerin respektive Ihr Vorgänger, ist völlig normal. Sie wollen ja Dinge ändern – dafür müssen Sie das Team von Ihren Ideen überzeugen.

Es gibt mehrere Situationen, mit denen Sie wahrscheinlich als neue Führungskraft konfrontiert werden – wir zeigen Ihnen, wie Sie damit umgehen können.

1. „Das haben wir schon immer so gemacht!“

Ein Satz direkt aus der Hölle. Er impliziert, dass Sie sich bitte nicht einmischen sollen, dass die tradierten Vorgehensweisen gut genug sind, dass Ihre Ideen ja schön und gut sind, aber im erprobten Arbeitsalltag nichts verloren haben.

Lassen Sie sich dadurch nicht ins Bockshorn jagen. Der Satz dient der Bequemlichkeit und soll dafür sorgen, dass das Team sich nicht an Neues gewöhnen muss. Fragen Sie, was das Gute an der bisherigen Vorgehensweise ist, zeigen Sie ihre Schwachstellen auf und erklären Sie, inwiefern Ihre Methode die bessere wäre. Leisten Sie Überzeugungsarbeit!

2. Die Einarbeitung passiert nebenbei

„Wir legen einfach mal los und wenn Sie Fragen haben, fragen Sie, ja?“ Ein ganz schwieriger Vorschlag. Läuft es schlecht, treten Sie als neue Führungskraft Ihre Stelle an, wenn die bisherige schon weg ist. Vielleicht hat sie Ihnen noch eine Übergabe geschrieben, vielleicht stehen Sie aber auch allein mit den Passwörtern für die Tools da und fragen sich, wo Sie anfangen sollen.

Fordern Sie ein Onboarding oder eine Person ein, die Ihnen für alle Fragen am Anfang zur Seite steht und Sie unterweist. Sie können sich nicht ganz allein in einen neuen Führungsjob einarbeiten, ohne das eine oder andere Fettnäpfchen mitzunehmen!

3. Sie bringen einen neuen Arbeitsstil mit

Mit Sicherheit wird sich Ihre Art zu arbeiten von der Ihrer Vorgängerin oder Ihres Vorgängers unterscheiden: Sie gehören einer anderen Generation an. Ebenfalls ziemlich sicher ist es, dass Sie mit manchen Dingen im Team auf Unverständnis stoßen werden.

Kommunikation ist in diesem Fall alles! Fragen Sie, wie die bisherigen Abläufe waren, erklären Sie, wie Sie gern vorgehen würden und warum. Die meisten Menschen sind einsichtig, wenn man sie mit ins Boot holt. Vielleicht müssen Sie hier und da Kompromisse machen. Die Hauptsache ist, dass Sie alle abholen und sich niemand übergangen fühlt.

Es gibt einige probate Vorgehensweisen, wie Sie diese anfänglichen Herausforderungen meistern können:

1. Erhalten Sie so viel Wissen von der letzten Führungsperson wie möglich. Falls das geht, sollten Sie mit ihr selbst in Kontakt treten und Fragen stellen. Klappt das nicht, vertiefen Sie sich sorgfältig in die Dokumentation der bisherigen Arbeit. Sprechen Sie mit Vorgesetzten und Teammitgliedern, um mögliche Lücken zu füllen.

2. Strukturieren Sie Ihre Einarbeitung: Priorisieren Sie, was wann wichtig ist, und suchen Sie sich jeweils die passenden Ansprechpersonen, wenn der Arbeitgeber es versäumt, sie bereitzustellen.

3. Organisieren Sie den Austausch mit Ihren Teammitgliedern und Vorgesetzten. Fragen Sie, hören Sie zu und spüren Sie nach: Wie ist die Atmosphäre am Arbeitsplatz, was scheinen leidige Themen, wo gibt es Optimierungsbedarf?

4. Klären Sie die Erwartungen: Fragen Sie im Team und bei Ihren Vorgesetzten nach, was sie erwarten und was ihnen wichtig ist. Kommunizieren Sie umgekehrt auch, was Sie für Wünsche und Pläne haben. Schauen Sie, ob Sie einen gemeinsamen Nenner finden.

5. Legen Sie gemeinsam mit dem Team eine Kommunikationsstrategie fest: Machen Sie deutlich, dass und wann Sie ansprechbar sind, und ziehen Sie gleichzeitig Grenzen. Vereinbaren Sie gegebenenfalls regelmäßige Online-Termine mit Teammitgliedern, die remote arbeiten.

Bedenken Sie immer, dass Sie in gewachsene Strukturen hineinkommen. Schlagen Sie sich sofort mit der Machete einen Weg durch die Behörde bzw. Organisation, werden Sie mit großer Wahrscheinlichkeit jemanden treffen. Hören Sie also aufmerksam zu, schätzen Sie ab und kommunizieren Sie selbst transparent: So gelingt Ihnen ein harmonischer Einstieg.

Kommen Sie als neue Führungskraft in eine Behörde bzw. Organisation, tun Sie gut daran, sich zunächst eingehend über die Arbeitsabläufe und die Gepflogenheiten zu informieren. Sprechen Sie mit dem Team ab, welche Änderungen positiv und gewünscht sind, und stellen Sie diese Ihren Vorgesetzten zur Absegnung vor.

Bringen Sie so viel wie möglich von dem exklusiven Wissen Ihrer Vorgängerin oder Ihres Vorgängers in Erfahrung, indem Sie nach Möglichkeit mit der Person sprechen, ihre Dokumentation studieren und Nachfragen stellen. Gehen Sie bei Neuerungen behutsam vor und seien Sie stets transparent, was Ihre Motive betrifft: Verständnis erzeugt Akzeptanz.