Vom Einreichen der Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag ist es ein langer Weg. Dieser kann für Recruitingzwecke anhand von Kennzahlen nachvollzogen werden. Dabei wird das Modell des Trichters zu Hilfe genommen.

Für fast alle Bereiche gibt es Kennzahlen. Der Sinn dahinter? Greifbar machen, was geschieht. Wo, wann, wie viele, wie oft, wie lange – auf diese Fragen finden sich Antworten, wenn die richtigen Größen betrachtet werden. Das Projektmanagement kommt nicht ohne Kennzahlen und Controlling aus. Wenn man Stellenbesetzungen als Projektarbeit betrachtet, sollten auch hier Kennzahlen Aufschluss darüber geben, was gut funktioniert und was besser laufen könnte.

Zur Betrachtung des Recruitingprozesses hat sich seit einiger Zeit ein „Trichter-Modell“ etabliert. Dieser „Recruiting-Funnel“ bildet vereinfacht nach, welche Prozessschritte die Kandidaten durchlaufen, um von der Bewerbung über mehrere Auswahlschritte bis zur erfolgreichen Einstellung zu gelangen. Werden im Idealfall viele Interessierte angesprochen und auf die Vakanz aufmerksam, soll in der Regel eine Person die Position ausfüllen.

Die Wahrnehmung einer Organisation als potenzielle neue Arbeitgeberin können wir dabei als den oberen Rand des Trichters verstehen. Um die eigene „Sichtbarkeit“ nachzuhalten, bieten sich Kennzahlen wie die Anzahl der Aufrufe der Karriere-Homepage oder der geschalteten Stellenanzeigen auf Online-Stellenportalen an. Statistiken der Aufrufe von Online-Stellenanzeigen ermöglichen nicht nur die Kontrolle der Sinnhaftigkeit der ausgewählten Börsen. Sie sind auch ein guter Indikator dafür, ob die Anzeige aufgrund ihres Titels oder besonderer Schlagworte eine angemessene Reichweite erzielt. Nicht zuletzt sind besonders mit der Schaltung hohe Kosten verbunden, sodass hier die bestmögliche Auswahl, basierend auf den Kennzahlen bisheriger Veröffentlichungen, kostengünstiger sein könnte.

Zählbar wird es auch bei der Anzahl der eingegangenen Bewerbungen. Eine sinnvolle Ergänzung dazu können die Schaltungskosten pro Bewerbung sein. Die Schritte nach einer eingegangenen Bewerbung, die im Bild des Trichters die Verjüngung in Richtung des Stiels darstellt, sind vornehmlich interne Prozesse. Um den Bewerbenden eine angenehme „Candidate Experience“ zu ermöglichen, sollten die Ziele hohe Transparenz und Geschwindigkeit sein. Somit bieten sich zeitbezogene Kennzahlen an. Die Dauer zwischen dem Bewerbungseingang und dem ersten Kontakt, dem ersten bis zum finalen Auswahlschritt und letztlich auch bis zur Zu- oder Absage sind in diesem Kontext gutgewählte Indikatoren.

EINE SACHE DER INTERPRETATION

Das Verhältnis zwischen eingegangenen Bewerbungen und wirklich für weitere Auswahlschritte qualifizierten Kandidaten ist zu betrachten. Grundsätzlich lohnt es sich, die Anzahl der Bewerber:innen pro Auswahlschritt zu erfassen. Die sogenannte „Conversion“ zwischen den einzelnen Schritten lässt auf deren Qualität und die der dort gewählten Methoden schließen.

Die Phase zwischen erfolgreichem Bewerbungsverfahren und anschließendem Vertragsangebot bis zum ersten Arbeitstag stellt den unteren Stiel des Trichters dar. Hier werden Kennzahlen wie die Rate angenommener Vertragsangebote und die Zeit bis zur Vertragsunterzeichnung relevant. Die Gesamtdauer einer Besetzung ist als „time to hire“ ebenso eine zentrale Kennzahl wie die Gesamtkosten, die sich anteilig aus den Personalkosten der Recruitingabteilung sowie den Kosten für die Schaltung oder auch externe Dienstleistungen ergeben.
Die Anzahl an Kündigungen innerhalb der Probezeit gibt ebenfalls Aufschluss über die Qualität des Recruitings oder der Einarbeitungszeit.

Kennzahlen haben die Aufgabe, Prozesse oder Umstände greifbar zu machen. Neben quantitativen Daten können auch qualitative Erhebungen die zukünftige Arbeit verbessern. Inwieweit eine Zahl gut oder schlecht ist, hängt von ihrer Interpretation ab.