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Wie Sie den richtigen Mitarbeiter finden

Richtige Personalentscheidungen sind heute einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Ihre Mitarbeiter sind die Träger des Unternehmens und ihre erfolgreiche Mitarbeit ist ausschlaggebend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Es hängt von der richtigen Auswahl ab, ob Sie leistungsstarke und motivierte Mitarbeiter haben werden. Eine personelle Fehlentscheidung wirkt sich nicht nur fatal im betrieblichen Gefüge aus, sondern verursacht auch ein erhebliches an Folgekosten. Dies und der Mangel an qualifizierten Nachwuchskräften zwingen Unternehmen in gesteigertem Maße zur Anwendung professioneller Eignungsdiagnostik, deren Instrumente  weitgehend  aus  dem Bereich der Psychologie entstammen.


I. Problemstellung

Die spannende Frage ist also nun die, wie Sie aus dem großen Pool der Bewerber die Goldfische heraus angeln. Natürlich können Sie diesen Prozess dem Zufall überlassen oder rein nach persönlicher Sympathie und Antipathie vorgehen. Eine weitere Möglichkeit der Entscheidung besteht darin, sich bei der Beurteilung auf das eigene Gefühl als ausschlaggebender Faktor zu verlassen. Persönliche Erfahrung, Menschenkenntnis und subjektive Einschätzung, all das sind mögliche Formen der Personalauswahl. Sie allein führen jedoch, wie die Praxis als auch wissenschaftliche Untersuchungen gezeigt haben, zu wenig treffsicheren Urteilen. Leider finden in der Praxis nur wenig fundierte eignungsdiagnostische Methoden bei der Auswahlentscheidung Anwendung. Dies steht im Widerspruch zur Bedeutung von Mitarbeitern im Kontext unternehmerischer Wettbewerbsfähigkeit. Personalentscheidungen sollten mit der gleichen Professionalität getroffen werden wie Investitionsentscheidungen.

Aber wie müssen Sie vorgehen, um sich Ihres Urteils sicherer zu werden und wie können Sie unnötige Fehlentscheidungen und -investitionen vermeiden?


II. Objektivierte und systematisierte Auswahlverfahren

Der einzuschlagende Weg führt über objektivierte und systematisierte Auswahlverfahren. Es gibt unterschiedliche Personalauswahlverfahren, wie z. B. Assessment-Center oder verschiedene Testverfahren, die sich, wenn sie richtig angewendet werden, in der Praxis bewährt haben. Im Folgenden stellen wir Ihnen das klassische Bewerbungsgespräch dar.

Das Vorstellungsgespräch, auch Bewerbergespräch oder Einstellungsinterview genannt, stellt auch heute noch die wohl weit verbreitetste Methode für die Auswahl von Mitarbeitern dar. Es gilt in vielen Unternehmen als Hauptauswahlmethode. Bei diesem Vorgehen wird aus dem Gespräch auf die spätere Einsatz- und Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters geschlossen.


III. Notwendige Vorarbeiten für ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch

Dem eigentlichen Vorstellungsgespräch gehen noch andere Schritte voraus, die Sie bei der Planung mitberücksichtigen sollten:

1. Erhebung und Definition von Anforderungen

Für die zu besetzende Position müssen systematisch Anforderungskriterien erhoben werden. Darunter sind die Fertigkeiten, Fähigkeiten und Eigenschaften zu verstehen, die zur Bewältigung der anstehenden Aufgaben vorhanden sein sollten. Beschreiben Sie diese Kriterien genau und lassen Sie diese zusammengefasst und gewichtet in ein Anforderungsprofil einfließen. Das Anforderungsprofil dient als Maßstab für die zu erbringenden Leistungen. Der Vorteil liegt darin, dass für alle Kandidaten dieselbe Bewertungsgrundlage gilt und die Beurteilungsgrundlage in objektivierter Form vorliegt.

2. Systematische Strukturierung der Planungs- und Kontaktphase

Diesem Abschnitt des Auswahlverfahrens kommt wesentliche Bedeutung zu. Von der Gestaltung dieser Phase hängt ab, wie das Verfahren aufgebaut werden soll und welcher Kreis von Bewerbern angesprochen wird. Es ist zum einen denkbar, eine innerbetriebliche Stellenausschreibung vorzunehmen. Die andere Möglichkeit besteht darin, in relevanten Online-Jobbörsen oder einer Tages- bzw. Fachzeitung mittels Anzeigen zu inserieren. Der Text der Anzeige sollte das Aufgabenfeld, die Anforderungen und unbedingt auch das abbilden, was Sie Ihren Mitarbeitern zu bieten haben (Employer-Branding). Häufig übernimmt die Personalabteilung die Gestaltung und Organisation der Anzeige. Darüber hinaus kann über Personalberater eine Direktansprache / Headhunting durchgeführt werden.

In der Vorbereitungsphase sollten Sie sich u. a. folgende Fragen stellen:

  • Wer ist meine Zielgruppe?
  • Wie wird der in Frage kommende Bewerbermarkt angesprochen?
  • In welchen Medien soll eine Stellenanzeige platziert werden?
  • Wie sinnvoll ist eine mögliche Direktansprache?
  • Ist es sinnvoll, einen externen Personalberater in den Auswahlprozess mit einzubeziehen?

3. Entwicklung eines Interviewleitfadens

Der Interviewleitfaden umfasst Fragen zur Person wie z. B. zum Bildungs- und Berufsweg, zum sozialen und familiären Hintergrund usw. Wichtig sind auch Fragen hinsichtlich des konkreten Verhaltens des Bewerbers. Hier empfiehlt es sich, den Kandidaten nach der Bewältigung konkreter Situationen zu fragen.

Sie müssen davon ausgehen, dass die Bewerber natürlich das antworten, was Sie hören wollen. Auf Grund dessen müssen die Fragen geschickt gestellt werden, um gerade dieses „sozial erwünschte Antwortverhalten“ zu vermeiden. Fragen Sie immer nach konkreten Beispielen. Dabei können Sie am besten feststellen, ob der Bewerber die Wahrheit sagt oder ob er etwas konstruiert. Sie sollten aber nie Fragen stellen, die Sie selbst nicht ohne Überwindung und Zwang freimütig und ehrlich beantworten könnten und wollten.

Mögliche Fragen in einem Auswahlinterview könnten z. B. sein:

  • Fragen zum Bildungs- und Berufsweg:
    • Warum haben Sie gerade diesen Berufsweg gewählt?
    • Würden Sie sich heute noch mal für diesen Beruf entscheiden?
    • Haben Sie sich zusätzliche Kenntnisse angeeignet? Wenn ja, in welchen Bereichen und mit welchem Erfolg?
  • Fragen zum sozialen und familiären Hintergrund:
    • Welche Hobbies haben Sie?
    • Sind Sie in Vereinen und Organisationen tätig?
  • Fragen zum Unternehmen / zur Anzeige:
    • Warum möchten Sie gerade bei uns tätig werden?
    • In welchem Punkt hat Sie unsere Anzeige besonders angesprochen?
    • Was wissen Sie eigentlich über unser Unternehmen?
  • Fragen zur Selbsteinschätzung und Motivation:
    • Weshalb haben Sie sich gerade für diese Position beworben?
    • Wo wollen Sie in fünf Jahren stehen?
    • Welche Erwartungen haben Sie an künftige Kollegen / Mitarbeiter und Vorgesetzte?
    • Wie würden Sie sich selbst charakterisieren?
    • Welches waren in Ihrem Leben die größten Erfolge / Misserfolge?
    • Arbeiten Sie lieber alleine oder mit anderen im Team?
  • Fragen zu den finanziellen Forderungen und zum Eintrittstermin:
    • Welche Gehaltsforderungen haben Sie?
    • Wie viel möchten Sie in fünf Jahren verdienen?
    • Ist das Anfangsgehalt oder die Weiterentwicklung ausschlaggebend?
    • Ab wann stehen Sie unserem Unternehmen zur Verfügung? usw.

4. Vorauswahl der Bewerber

Wenn es sich bei Ihrer Stellenausschreibung um eine attraktive Position handelt, flattern Ihnen erfahrungsgemäß eine Unmenge von Bewerbungen auf den Schreibtisch. Da liegt nun dieser Berg und Sie fragen sich, wie Sie aus diesem Stapel von Bewerbungen die besten Kandidaten herausfinden können.

Die Bewerbungsunterlagen alleine sind eine magere Beurteilungsgrundlage. Sie geben lediglich die objektiven Fakten wieder wie z. B. persönliche Daten zu schulischem oder beruflichem Werdegang, Erwartungen des Bewerbers etc. Die Informationen lassen aber keinen Rückschluss auf die Person des Kandidaten zu. Eine Mitarbeiterauswahl ausschließlich auf der Basis der schriftlichen Unterlagen ist mit hohem Risiko behaftet und sollte nicht erfolgen. Es ist sinnvoll, für die Vorauswahl der Bewerber bestimmte Kriterien festzulegen, z. B. Alter, spezielle Fachkenntnisse usw. Zur weiteren Differenzierung der Auswahl lässt sich gut mit einer Bewertungsskala arbeiten z. B. mit den vier Kategorien: sehr gut, gut geeignet, bedingt geeignet und nicht geeignet.

Darüber hinaus gibt auch eine systematische Lebenslaufanalyse gute Anhaltspunkte für Fragen im späteren Vorstellungsgespräch.

5. Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs

Kurz vor Durchführung der Vorstellungsgespräche sollten Sie sich die entsprechenden Unterlagen noch einmal in Ruhe vorlegen und die Informationen zu den einzelnen Kandidaten eingehend studieren. Jetzt können Sie festlegen, welche Punkte aus den Bewerbungsunterlagen noch zu klären sind und welche weiteren speziellen Fragen Sie neben den festgelegten Interviewfragen noch interessieren.

Verdeutlichen Sie sich noch einmal die einzelnen Phasen des Gesprächs und legen Sie dafür entsprechende Zeiten fest:

  • Kontaktphase bzw. Aufwärmphase
  • Interviewphase
  • Informations- und Motivationsphase
  • Diskussions- und Abschlussphase
  • Auswertungsphase und Entscheidung

Damit stellen Sie sicher, dass alle Punkte entsprechend ihrer Wichtigkeit angesprochen werden.

Bevor Sie sich im Folgenden damit beschäftigen, wie die konkrete inhaltliche Gestaltung des Vorstellungsgesprächs abläuft, sollten Sie sich mit den wichtigsten Gesprächs- und Fragetechniken vertraut machen.

Fragetechniken:

  • Offene Fragen: Hier handelt es sich um Fragen, auf die der Gesprächspartner mit einem oder mehreren Sätzen antworten kann. Offene Fragen sind meistens W-Fragen: wer, was, wie usw. Offene Fragen regen das Gegenüber zum Sprechen an und engen den Gesprächsverlauf nicht von vornherein ein.
  • Geschlossene Fragen: Diese Art der Fragen erlaubt dem Kandidaten nur mit Ja oder Nein zu antworten. Auf diese Weise kommt man schnell in den Verhörstil. Außerdem engen Sie den Gesprächspartner unnötig ein.
  • Kettenfragen: Hier handelt es sich um ein Aneinanderreihen von Fragen. Solche Frageketten überfordern die Aufnahmekapazität des Bewerbers und führen zu weniger differenzierten Antworten. Bsp.: Was hat Sie bewogen sich hier zu bewerben und wo waren Sie früher beschäftigt?
  • Suggestivfragen: Suggestivfragen sind Fragen, bei denen der Bewerber sozial erwünscht antwortet. Sie legen ihm mit der Frage die Antwort schon in den Mund (Beispiel: In dieser Funktion erwarten wir Höchstleistungen. Dazu sind Sie doch in der Lage, oder?).

Steuerungstechniken:

  • Verstärken: Durch Bemerkungen wie: „Das finde ich aber interessant“ veranlassen Sie den Bewerber dazu, noch ausführlicher über das angeschnittene Thema zu sprechen.
  • Zusammenfassen: Das Zusammenfassen signalisiert Ihrem Gesprächspartner, dass ein bestimmter Punkt abgehandelt ist.
  • Konkretisieren: Diese Technik ist hilfreich, wenn der Bewerber mit seinen Äußerungen zu sehr im Allgemeinen verhaftet bleibt. Durch Bemerkungen wie „in welchen Situationen“ entlocken Sie dem Bewerber konkrete Aussagen.
  • Aushalten von Pausen: Halten Sie entstehende Gesprächspausen aus. Der Bewerber braucht diese zur Erholung und zum Nachdenken. Wenn Sie zu schnell neue Fragen stellen, kommt der Kandidat nur unter Druck und wird u. U. im Denken und somit im Antworten blockiert.
  • Interpretieren: Durch Fragen wie „Habe ich Sie richtig verstanden?“ fordern Sie Ihr Gegenüber auf, seine Ausführungen zu begründen.

IV. Ergebnis

Um zu einer ausgewogenen Entscheidung zu kommen, müssen alle Interviews ausgewertet werden. Sie sollten die einzelnen Informationen nach Zielsetzung und Anforderung gewichten und danach eine fachliche Bewertung der Bewerberqualifikation hinsichtlich der zu besetzenden Stelle durchführen. Achten sie bei der Auswertung des Interviews neben den verbalen Äußerungen auch noch auf das nonverbale Verhalten und ebenso auf das äußere Erscheinungsbild des Kandidaten. Konkret ist es am sinnvollsten, wenn Sie direkt im Anschluss an das Gespräch die Auswertung vornehmen. Ansonsten besteht die Gefahr, die Eindrücke zu einem Bewerber mit anderen Kandidaten zu verwechseln oder wichtige Informationen zu vernachlässigen.

Artikel erschienen in der Zeitschrift für Betrieb und Personal, Stollfuß Medien

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