Als Remote Leadership das erste Mal für eine breite Menge an Unternehmen und Behörden nötig wurde, geschah das überstürzt und vor dem chaotischen Hintergrund der Pandemie. Kein Wunder, dass damals ein Flickenteppich aus Einzelregelungen und Workarounds entstand, an den sich heute viele nur mit Grausen zurückerinnern. Doch Remote Work war gekommen, um zu bleiben, und so wurden nach und nach bessere Strategien etabliert, die die Führung derer ermöglichte, die im Homeoffice arbeiteten.

Die Entwicklung ist in einigen Unternehmen weiter fortgeschritten: Manche verzichten komplett auf Büroräume. Das ist in Behörden nicht der Fall, doch auch hier besteht mehr und mehr die Möglichkeit, dass Mitarbeitende bestimmter Abteilungen ohne Kundenkontakt langfristig remote arbeiten können. Es ist also Zeit für Remote Leadership 3.0.

Es ist möglich, Teamgeist zu schaffen zwischen Leuten, die sich so gut wie nie persönlich treffen. Allerdings erfordert das eine Menge Energie und sehr viel Kommunikation. Hier gibt es praktische Tipps, wie Sie die Herausforderungen meistern, die Remote Leadership an Sie stellt.

Schaffen Sie Struktur

Wenn Ihre Mitarbeitenden verstreut sind, müssen Sie ihnen zumindest eine virtuelle Struktur geben:

Es erfordert Organisationstalent und die Fähigkeit zur Selbstmotivation, für das Team eine derartige Struktur zu schaffen.

Seien Sie klar in der Kommunikation

Eine präzise Ausdrucksweise beugt Missverständnissen und Mehrarbeit vor. Erklären Sie die anvisierten Ziele samt Terminen genau. Fragen Sie lieber einmal mehr nach als einmal zu wenig. Dass jemand an einer Aufgabe vorbeiarbeitet, fällt nämlich in der gemeinschaftlichen Arbeit im Büro eher auf als beim Arbeiten im heimischen Arbeitszimmer.

Schenken Sie Vertrauen

Neben den festgesetzten Punkten wie Zielen und Zwischenzielen sollten Sie lernen, Ihren Mitarbeitenden zu vertrauen. Sie können selbst entscheiden, wie sie die Aufgaben angehen, solange das Ergebnis das gewünschte ist. Übertragen Sie Ihren Teammitgliedern Verantwortung und eröffnen Sie ihnen Entscheidungsspielräume. Sie werden es Ihnen mit motivierter Arbeit danken.

Vielleicht haben Sie keine gute Möglichkeit, die Bildschirmzeit der Mitarbeitenden zu überprüfen. Zerbrechen Sie sich darüber nicht den Kopf. Erledigen sie ihre Aufgaben in der veranschlagten Zeit zu Ihrer Zufriedenheit, ist es zweitrangig, wie lange sie effektiv gearbeitet haben. Die Alarmglocken sollten bei Ihnen nur schrillen, wenn die Arbeitszeit regelmäßig überschritten wird – das kann nämlich die Gesundheit und die Resilienz beeinträchtigen.

Tipp: Horchen Sie ruhig ab und zu nach, ob es Fragen gibt. Akzeptieren Sie aber auch, wenn das nicht der Fall ist.

Etablieren Sie eine positive Feedback-Kultur

Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden bei der Arbeit etwas mehr freie Hand lassen, müssen Sie häufiger Feedback geben zu den Ergebnissen, die Sie erhalten. Achten Sie darauf, dass dieses Feedback ermutigt und nicht niederschmettert: Loben Sie, was lobenswert ist, und halten Sie Kritik konstruktiv und sachlich. Ideal ist es, wenn Ihre Mitarbeitenden diese Gespräche als hilfreich für ihren Job empfinden und nicht mit Angst hineingehen.

Seien Sie erreichbar

Wenn Sie Ihren Teammitgliedern Aufgaben geben und ihnen ein gewisses Maß an Selbstorganisation und Entscheidungsgewalt zugestehen, müssen Sie für Rückfragen zur Verfügung stehen. Das heißt nicht, dass Sie nicht ebenfalls Pausen und Feierabend haben. Es heißt aber, dass Sie zu den Bürozeiten erreichbar sein müssen. Können Sie einmal nicht ans Telefon gehen, rufen Sie so zeitnah zurück wie möglich. Ihre Teammitglieder müssen sich auf Sie verlassen können. Andernfalls haben sie leicht das Gefühl, mit einem Problem alleingelassen zu werden: Sie können im Homeoffice ja nicht einmal die Person am Nachbartisch fragen.

Nutzen Sie nicht mehr Tools als nötig

Es gibt viele Tools, die die Zusammenarbeit von Teammitgliedern an verschiedenen Orten ermöglichen. Viel zu viele sogar. Einer der verwirrendsten Aspekte an der frühen Remote Work zu Pandemiezeiten war das Übermaß an Tools. Verschiedene Leute nutzten verschiedene Technik zur Zusammenarbeit und Verständigung. Das führte dazu, dass man Konversationen und Aufgaben nicht wiederfand, Dinge doppelt bearbeitete und Fehler machte. Um das zu verhindern, nutzen Sie mit dem gesamten Team nur das Nötigste:

Nehmen Sie nicht an, dass alle schon wissen, wie die Tools funktionieren, oder dass sie sich selbst hineinarbeiten werden: Setzen Sie Schulungen dafür an. So nehmen Sie Ihren Mitarbeitenden die Berührungsängste und sorgen dafür, dass sie die Tools richtig und gern nutzen.

Leben Sie Empathie

Im persönlichen Gespräch kann man dem Gegenüber oft anmerken, ob vielleicht etwas nicht stimmt. Online ist das um einiges schwieriger – auch bei Videoterminen geht viel Mimik verloren. Achten Sie daher genau darauf, ob sich im Verhalten Ihrer Mitarbeitenden etwas ändert: Ist zum Beispiel jemand stiller als sonst? Stellen Sie die richtigen Fragen. „Ist alles okay“ etwa lässt sich viel zu leicht mit einem einfachen „ja“ beantworten, auch wenn das nicht der Wahrheit entspricht. „Was beschäftigt dich gerade“ erfordert schon weit mehr Antwort, und Ihr Gegenüber kommt leichter ins Reden.

Empathie ist auch bei Entwicklungspotenzialen gefragt: Auch Teammitglieder, die nicht im Büro arbeiten, können Ehrgeiz und vielversprechende Fähigkeiten mitbringen. Achten Sie darauf, welchen Personen welche Aufgaben leichtfallen, und fragen Sie in den Einzelgesprächen nach Zielen und Karrierewünschen. Die Mitarbeitendenentwicklung fällt ja auch dann weiterhin in Ihr Aufgabengebiet, wenn das Team nicht an einem Ort versammelt ist.

Schaffen Sie feste Team-Termine

Leute, die sich niemals sehen, können nicht einfach zu einem Team zusammenwachsen. Daher ist es wichtig, dass Sie regelmäßige Online-Termine schaffen. Je nach Umfang der Zusammenarbeit können das festgelegte morgendliche Kick-offs sein, an denen alle kurz sagen, was ansteht. In anderen Fällen lohnt es sich vielleicht eher, ein- oder zweimal die Woche eine virtuelle Kaffeepause oder ein gemeinsames Online-Frühstück zu veranstalten.

Achten Sie bei diesen Terminen auf Zwischentöne: Wer kommt gut miteinander aus, arbeitet fruchtbar zusammen, lacht über dieselben Dinge? Verteilen Sie Aufgaben für mehrere Personen nicht ausschließlich nach ihren Fähigkeiten, sondern auch nach diesen Anzeichen guter Chemie. Die Ergebnisse der Zusammenarbeit werden wahrscheinlich sehr gut aussehen.

Tipp: Events wie Weihnachtsfeiern oder Sommerfeste sollten natürlich weiterhin in Präsenz stattfinden!

Schaffen Sie Verantwortlichkeiten im Onboarding

Sich an einer neuen Arbeitsstelle zurechtzufinden, ist nie ganz einfach. Noch schwieriger wird es, wenn alle von zu Hause aus arbeiten. Kommt jemand neu in das Unternehmen oder die Behörde, sollten Sie daher nicht nur ein virtuelles Programm zur Begrüßung und zum Onboarding haben: Viel wichtiger noch ist eine besondere Ansprechpartnerin bzw. ein besonderer Ansprechpartner.

Das neue Teammitglied sollte wissen, an wen es sich jederzeit wenden kann. Die dafür abgestellte Person sollte in den ersten Tagen etwas von ihren Aufgaben entlastet werden, damit sie sich ausreichend Zeit nehmen kann, alles zu erklären.

Fordern Sie Schulungen ein

Dass Sie sich mit Remote Leadership 3.0 auseinandersetzen müssen, heißt nicht, dass Sie alles vergessen sollten, was Sie über Führung gelernt haben: Speziell aus der agilen Führung sind hier große Anteile vorhanden. Dennoch müssen Sie Verschiedenes lernen und Altes mit Neuem kombinieren. Das können Sie nicht allein.

Weisen Sie daher Ihren Arbeitgeber darauf hin, dass Sie entsprechende Schulungen, Coachings oder Kurse brauchen. „Learning by doing“ ist in diesem Fall kein probates Konzept, schließlich sollen Sie andere anleiten. Das können Sie nur, wenn Sie die passenden Vorgehensweisen erlernen. Gute Coaches helfen Ihnen dabei, Ihre Führungsrolle aus der Ferne mit Selbstvertrauen und Umsicht auszufüllen.

Eine Führungskraft, die den Herausforderungen der Remote Work gerecht wird und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ernst nimmt, bringt die Organisation und die Arbeitsatmosphäre voran:

Grundvoraussetzung dafür, diese Potenziale auszuschöpfen, ist eine transparente, regelmäßige und wertschätzende Kommunikation. Verinnerlichen Sie diese Tipps, wird es keine Rolle mehr spielen, wo Ihre Mitarbeitenden sitzen: Sie werden auch über die Distanz hinweg zum Team.