Quiet Hiring - Fluch oder Segen? » zfm – Zentrum für Management- und Personalberatung

Nach Quiet Quitting macht mit Quiet Hiring gerade ein weiterer Begriff die Runde, der erst einmal erklärt werden muss. Allerdings handelt es sich nicht um ein neues Phänomen: Die „stille Einstellung“ wird bereits seit langer Zeit praktiziert. Richtig angewendet, kann sie für alle Seiten Vorteile mit sich bringen. Wer die Sache falsch angeht, kann aber auch viel Schaden anrichten.

Was ist Quiet Hiring?

Unter Quiet Hiring versteht man das Vorgehen von Personalerinnen und Personalern, die Aufgaben innerhalb des Kollegiums neu verteilen, statt für eine vakante Stelle direkt nach einer Neubesetzung zu suchen. Oft haben sie gute Vorstellungen davon, wer sich für die Aufgaben eignen könnte, oder sie bekommen Tipps von den Teamleitungen. Daher rührt der Name: Die Stellen werden nicht offiziell intern oder extern ausgeschrieben, die Lücken werden leise aufgefüllt.

Das sind die Vorteile von Quiet Hiring für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber

Wer die Aufgaben vakanter Stellen an andere Mitarbeitende verteilen kann, hat davon gleich mehrere Vorteile:

Die langwierige und teure Suche nach neuen Fachkräften entfällt.

Die Einarbeitung in die neuen Aufgaben fällt oft deutlich kürzer aus, da die Mitarbeitenden mit dem Unternehmen oder der Behörde, der Kultur und den Abläufen längst vertraut sind.

Es gibt in der Regel nur wenige Mehrausgaben und der Arbeitsalltag läuft trotz der Veränderung weiter.

Mitarbeitende, die durch Quiet Hiring auf der Karriereleiter aufsteigen, sind der Organisation ab diesem Moment stärker verbunden und neigen weniger zur Kündigung.

Das sind die Vorteile, die ein gut verlaufendes Quiet Hiring mit sich bringt. Ob sie alle eintreten, hängt allerdings stark vom Vorgehen der Behörde bzw. des Unternehmens ab.

Die Risiken von Quiet Hiring

Trotz der neuen Bezeichnung ist Quiet Hiring ein altbekannter Vorgang. Studien zufolge haben die meisten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer es bereits erlebt. Ihr Eindruck von diesem Vorgehen ist zwiegespalten: Einige begrüßen die Chance, die damit einher geht, andere lehnen diese Art der Aufgabenneuverteilung rundheraus ab. Kritikpunkte sind die folgenden:

Oft kommen die neuen Aufgaben zu denen hinzu, um die man sich im Arbeitsalltag ohnehin kümmert. Es handelt sich also häufig um eine Zusatzbelastung ohne Ausgleich.

Manchmal tragen die Mitarbeitenden plötzlich Verantwortung, mit der sie nicht umgehen können oder wollen.

Es kommt vor, dass die Mitarbeitenden mit den neuen Aufgaben allein gelassen werden und sich in Eigenregie einarbeiten müssen.

In manchen Fällen bekommen Mitarbeitende Aufgaben übertragen, für die sie nicht qualifiziert sind und von denen sie sich überfordert fühlen.

Mitarbeitende können in Aufgabenfeldern eingesetzt werden, für die einige Kolleginnen und Kollegen deutlich besser entlohnt werden oder Benefits wie etwa einen Dienstwagen erhalten.

In manchen Fällen werden rechtliche Fragen zu Budgetverantwortung oder gar zur Haftung wichtig, aber nicht angesprochen.

Ein solches Vorgehen beim Quiet Hiring empfinden Mitarbeitende als Zumutung: Ihnen ist klar, dass es sich um Aktionismus handelt, um das Tagesgeschäft zu retten, und dass dadurch keine konkreten personellen Weiterentwicklungen angestoßen werden sollen. Niemand möchte Mehrarbeit ohne die entsprechende Vergütung und Unterstützung leisten müssen.

Gehen die Arbeitgebenden das Quiet Hiring augenscheinlich planlos und ohne ausreichende Kommunikation an, empfinden die Mitarbeitenden das Vorgehen als unprofessionell. Wird ihnen die Veränderung quasi ohne Mitspracherecht aufgezwungen, erwägen einige von ihnen sogar die Kündigung.

Mitarbeitende, die unter solchen Umständen aus dem Unternehmen bzw. der Behörde ausscheiden, geben häufig eine negative Arbeitgeberbewertung im Internet ab. Diese sind langfristig sichtbar und können einen erheblichen Imageschaden anrichten.

So kann Quiet Hiring gelingen

So seltsam es klingt: Damit diese Form der Aufgabenneuverteilung gut gelingen kann, sollten Sie sie alles andere als „quiet“ durchführen. Seien Sie stattdessen so transparent und offen wie möglich:

Sprechen Sie die Mitarbeitenden an, die für diese berufliche Veränderung infrage kommen würden.

Erklären Sie ihnen, um welche Aufgaben es sich handelt und welche der bisherigen Aufgaben sie dafür an bestimmte Kolleginnen und Kollegen abgeben können.

Besprechen Sie mit der Person, welche Fertigkeiten ihr für die neuen Aufgaben fehlen und welche Weiterbildungen, Coachings oder Schulungen Sie ihr dafür ermöglichen werden.

Sprechen Sie über die Anpassung des Gehalts, wenn mit der neuen Stelle mehr Verantwortung einhergeht, oder direkt über die zukünftige Beförderung.

Setzen Sie bei Bedarf eine Änderungsvereinbarung für den Arbeitsvertrag auf.

Es sollte von Anfang an klar sein, dass Sie die Veränderungen im Job angemessen vergüten und die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden unterstützen werden. So wird Quiet Hiring von Ihrer Belegschaft als Chance wahrgenommen und nicht als Zwang oder Ausbeutung.

Wichtig ist, dass Sie Mitarbeitende, die keine Veränderung in ihrem Arbeitsalltag wünschen, nicht unter Druck setzen. Nicht alle Angestellten möchten Karriere machen – manche fühlen sich wohler, wenn sie ihren vertrauten Aufgaben nachgehen und den Fokus auf ihr Privatleben legen können. Wer sich nur durch gutes Zureden oder versteckte Erpressung zur Übernahme neuer Aufgaben bringen lässt, bereut das oft schnell. Ausbleibende Motivation ist die Folge, und es kann auch zu Überforderung bis hin zum Burnout kommen.

Arbeiten Sie hingegen offen und mit Angeboten statt mit Druck, ist die Chance groß, dass Sie im Unternehmen jemanden finden, der die Aufgaben übernimmt und bereit ist, in die Stelle hineinzuwachsen. Durch diese Art von Förderung der Mitarbeitenden zeigen Sie zudem, dass Sie eine gute Arbeitgeberin bzw. ein guter Arbeitgeber sind: Sie empfehlen sich Fachkräften, die sich gern in einer Behörde oder einem Unternehmen hocharbeiten möchten.