Autor: Roland Matuszewski

Wissen Sie, worin sich Personalvermittler, Headhunter, Executive Searcher und Personalberater unterscheiden?

Die genauen Definitionen der genannten Berufsbezeichnungen sind oft nicht bekannt. Dennoch hat schon fast jeder einmal Kontakt zu einem Personalvermittler, Headhunter, Executive Searcher oder Personalberater gehabt. Unbekannte Definitionen sowie unterschiedliche Erfahrungen im Umgang mit Personaldienstleistern können zu Unsicherheiten sowohl bei Unternehmen als auch bei Kandidaten führen.

Nicht alle Kandidaten beschäftigen sich auch mit dem Personaldienstleister, von dem sie angesprochen wurden. Das Hauptaugenmerk liegt in der Regel auf dem potenziellen neuen Arbeitgeber. Dennoch besitzt der angesprochene Kandidat eine Erwartungshaltung gegenüber dem Personaldienstleister, die sich beispielsweise in einer sehr diskreten und dienstleistungsorientierten Kommunikation äußert.  

Aber auch für Kommunalverwaltungen und Unternehmen, die im Personalauswahlprozess auf einen externen Dienstleister zurückgreifen möchten, ist eine klare Definition unabdingbar. Einem Unternehmen bzw. einer Kommunalverwaltung sollte bewusst sein, welchen Umfang und welche Methodik die unterschiedlichen angebotenen Leistungen umfassen. Schlussendlich treten die entsprechenden Dienstleister auch im Namen ihres Unternehmens bei Kandidaten auf.

Auf den ersten Blick verfolgen Personalberatungen und Personalvermittlungen das gleiche Ziel, eine Vakanz für einen Kunden mit dem bestmöglichen Kandidaten zu besetzen. Bei der Erreichung dieses Zieles unterscheiden sich die beiden Personaldienstleistungen in Methodik und Herangehensweise zum Teil sehr stark voneinander. Daher ist eine exakte Unterscheidung zwingend notwendig.

Warum wird eine Personalvermittlung beauftragt? Ein Grund hierfür ist möglicherweise, dass ein Arbeitgeber über eine selbst initiierte Anzeigenschaltung keine geeigneten Kandidaten findet. Eine weitere Notwendigkeit könnte darin bestehen, dass das Unternehmen bzw. die Verwaltung nicht über genügend Ressourcen in der Personalabteilung verfügt. Die Beauftragung einer Personalvermittlung ist dann ein konsequenter Schritt.

Zunächst erstellt der Arbeitgeber ein Stellenprofil. Dieses enthält die Anforderungen, die an einen Idealkandidaten gestellt werden. Unter anderem sind dort die notwendigen Kriterien bezüglich der Qualifikation sowie wünschenswerter Kompetenzen und Fähigkeiten aufgeführt.

Dieses Stellenprofil erhält die Personalvermittlung nach der Beauftragung durch den Kunden. Dabei ist es keine Ausnahme, dass ein Kunde mehrere Personalvermittlungen parallel mit der Suche und Auswahl für eine Position beauftragt.

Personalvermittlungen erhalten ihre Provision ausschließlich nach erfolgreicher Vermittlung.

Zuerst muss aber die Personalvermittlung geeignete Kandidaten für die Position gewinnen. Hierfür nutzen Personalvermittler sowohl das eigene Netzwerk (Bewerberdatenbank) als auch eine Veröffentlichung von Stellenanzeigen. Um die Identität des Kunden zu schützen, veröffentlichen Personalvermittler die Stellenanzeigen häufig in anonymer Form. Die Ansprache geeigneter Kandidaten aus der bestehenden Bewerberdatenbank wird klassisch per Telefon durchgeführt. Hierbei handelt es sich häufig um Kandidaten, die selbst aktiv auf der Suche sind.  Seit einigen Jahren nimmt die Identifizierung und Ansprache über soziale Medien, wie XING oder LinkedIn, durch Personalvermittler ebenfalls stark zu.

Zeigt ein Kandidat Interesse, klärt die Personalvermittlung ab, inwieweit die Person die Anforderungen der Vakanz erfüllt. Die Gespräche werden häufig telefonisch, gelegentlich auch persönlich geführt. Die aus Sicht der Personalvermittlung am besten geeigneten Kandidatenprofile werden dann an den Kunden weitergeleitet. Dieser entscheidet, welche Kandidaten er persönlich kennenlernen möchte. Die finale Kandidatenvorstellung führt der Kunde in der Regel eigenständig ohne den Personalvermittler durch.

Die Aufgabenstellung bei der Beauftragung einer Personalberatung ist zunächst identisch. Ein Arbeitgeber hat das Ziel, eine Position mit einem bestgeeigneten Kandidaten neu zu besetzen.

Die Unterschiede zur Personalvermittlung zeigen sich aber bereits in der vertraglichen Ausgestaltung der Zusammenarbeit. Personalberatungen vereinbaren mit ihren Kunden eine exklusive Beauftragung der Personalsuche und -auswahl. Hierdurch kann die Personalberatung mit der notwendigen Sorgfalt, Seriosität und Professionalität agieren. Dies ist natürlich mit einem entsprechend hohen Kosten- und Zeitaufwand verbunden. Daher entscheiden sich Unternehmen in der Regel dafür, Personalberatungen eher bei herausgehobenen (Führungs-)Positionen zu beauftragen.

Zu Beginn des Prozesses gestaltet die Personalberatung aktiv das Stellenprofil mit. Dabei analysiert sie die Position und das Umfeld durch persönliche Gespräche mit relevanten Akteuren auf der Kundenseite. Hierdurch werden die Anforderungen, insbesondere in Bezug auf die Kompetenzen, durch einen zusätzlichen externen Blick geschärft. Die gewonnenen Erkenntnisse dieser Positions- und Umfeldanalyse können sowohl bei der Personalsuche als bei der Personalauswahl ein erfolgskritischer Faktor sein.

Im Anschluss hieran erstellt die Personalberatung das Anforderungsprofil und entwickelt eine Suchstrategie für die Kandidatenakquisition. Ähnlich wie die Personalvermittlung suchen Personalberater sowohl über eine Insertion der Stellenanzeige als auch per Ansprache geeigneter Kandidaten. Bei der Direktansprache von geeigneten Kandidaten geht die Personalberatung deutlich gezielter vor. Der Fokus ist dabei eindeutig auf die Qualität der Ansprache ausgerichtet. Die Personalberatung spricht, je nach Aufgabenstellung, z. B. Kandidaten auf der Ebene der Top-Führungskräfte an. Personen aus diesem potenziellen Kandidatenpool sind meist nicht frei verfügbar, sondern befinden sich in einer festen Anstellung. Daher muss die Ansprache dieser Personen diskret, überzeugend und mit dem notwendigen Fingerspitzengefühl durchgeführt werden. Für diese zielgerichtete Marktansprache ist eine langjährige Branchen- und Markterfahrung erforderlich.

Der nächste Schritt nach der Kandidatenakquisition ist die Kandidatenselektion. Die erste Vorauswahl besteht aus der Analyse des Lebenslaufes sowie eines standardisierten Telefoninterviews. In der Regel besteht der nachfolgende Auswahlschritt aus einem halbstandardisierten und anforderungsbezogenen Interview nach dem „Vier-Augen-Prinzip“. Der Auftraggeber nimmt an diesen ersten beiden Auswahlschritte nicht aktiv teil, erhält aber stetig Informationen zum Prozess.

Personalberatungen mit einer wissenschaftlich-psychologischen Ausrichtung, wie z. B. auch zfm, sichern die Auswahlentscheidung zusätzlich durch psychologische Testverfahren (wie z. B. durch den BIP – Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsbeschreibung) und/oder standardisierte Interviews wie den STAFF (Standardisierter Fragebogen für Fach- und Führungskräfte) ab. Darüber hinaus wird die Eignung von Kandidaten in Form von psychologischen Gutachten mit dem Soll-Profil abgeglichen.

In diesem Vorgehen unterscheiden sich auch Personalberatungen untereinander in ihrem Leistungsspektrum zum Teil sehr stark.

Auf Grundlage der vorherigen Auswahlschritte gibt die Personalberatung eine Empfehlung für die Vorstellung geeigneter Kandidaten. Letztendlich trifft am Ende des Tages der Kunde die Entscheidung, welche Kandidaten sich vorstellen.

Die Vorbereitung und Moderation dieses letzten Auswahlschrittes übernimmt, in enger Abstimmung mit dem Kunden, in der Regel ebenfalls die Personalberatung. Abhängig von den positionsspezifischen Gegebenheiten kann dieser Auswahlschritt beispielsweise in Form eines strukturierten Interviews oder eines Einzel-Assessment-Center-Verfahrens durchgeführt werden.

Häufig begleitet und unterstützt der Personalberater den Kunden auch noch bei der Vertragsgestaltung.

Darüber hinaus bieten viele Personalberatungen im Anschluss an die Auswahlentscheidung Dienstleistungen für die Kandidatenintegration an. Die Integration der neuen (Führungs-)kraft in das Unternehmen bzw. die Kommunalverwaltung kann durch Einzelgespräche, Workshops und Coaching unterstützt werden.

Obgleich Personalvermittlungen und Personalberatungen das gleiche Ziel verfolgen, eine Position erfolgreich zu besetzen, gibt es gravierende Unterschiede.

Personalvermittlungen liefern bei der Ansprache und Auswahl von Kandidaten oftmals sehr schnell Ergebnisse. Somit kann die Personalvermittlung die Personalabteilung eines Unternehmens während des Recruitingprozesses entlasten. Die Suche erfolgt dabei breit angelegt, allerdings in der Regel nicht exklusiv.  

Im Gegensatz dazu benötigen Personalberatungen deutlich mehr Zeit für die Prozesse der Kandidatenansprache und -auswahl. Da es sich meist um die Besetzung von Führungspositionen handelt, gehen Personalberatungen gezielter, individueller und diskreter vor. Des Weiteren begleiten Personalberatungen den kompletten Auswahlprozess. Wissenschaftlich-psychologisch ausgerichtete Personalberatungen sichern die Auswahlentscheidung zudem durch psychologische Testverfahren und/oder eignungsdiagnostische Gutachten ab.

Auftraggeber müssen sich über die eigene Erwartungshaltung an den Prozess im Klaren sein. Dies ist entscheidend dafür, ob man sich für eine Personalvermittlung oder eine Personalberatung entscheidet.

Personalvermittlungen sind aufgrund ihrer Herangehensweise geeignet, wenn ein Unternehmen bzw. eine Kommunalverwaltung zeitnah eine Auswahl an Kandidaten für eine Position haben möchte. Setzt ein Unternehmen hingegen auf eine sehr passgenaue Besetzung (die auch auf Langfristigkeit basiert) in Verbindung mit einer diskreten Ansprache, ist die Personalberatung die passende Wahl.

Für Unternehmen bzw. kommunale Verwaltungen kann dies insbesondere bei der Besetzung von wichtigen Fach- und Führungskräften ein ausschlaggebendes Kriterium sein.

Die Klärung der Erwartungshaltung, die mit den Dienstleistungen von Personalvermittlungen und Personalberatungen verbunden ist, ist nicht nur für Auftraggeber wichtig. Aufgrund des größeren zeitlichen Drucks ist der Kontakt mit Personalvermittlungen für Kandidaten in der Regel weniger intensiv. Dagegen ist der Kontakt mit Personalberatungen oftmals intensiver und kann auch über die Auswahlentscheidung hinaus, zum Beispiel in Form eines begleitenden Coachings im ersten Jahr, über eine längere Zeitspanne bestehen bleiben. Es gibt Fälle, in denen der Personalberater zum langjährigen Karrierebegleiter des eingestellten Kandidaten wurde.

Um das Risiko einer „Fehlinvestition“ zu minimieren, sollten Sie sorgfältig Ihre Erwartungen und die Qualität der Personalberatung oder Personalvermittlung prüfen. Bei einem Beratungsunternehmen, das viele Jahre im Markt ist und über nachweislich zufriedene Kunden verfügt, sollte das Risiko sehr gering sein.