Autorin: Yanna Schneider, zfm-Beraterin

Spricht man vom agilen Projektmanagement, begegnen einem häufig Begriffe wie Flexibilität, Zusammenarbeit, Teamarbeit und kontinuierliche Verbesserungen. Besonders in der heutigen Arbeitswelt, in der sich Anforderungen und Technologien ständig verändern, ist ein dynamischer Umgang mit Projekten und Arbeitsaufgaben wichtiger denn je. In der Literatur wird das agile Projektmanagement auch als eine Vorgehensweise definiert, in dem Projektteams einen großen „Spielraum“ über Qualität, Zeit und Kosten verfügen und eng mit dem Auftraggeber zusammenarbeiten. Schnelle Feedbackrunden, Aufgabenpriorisierungen und Informationen, die allen Beteiligten zur Verfügung stehen, stellen weitere Merkmale des agilen Projektmanagements dar.

Der Einsatz agiler Projektmethoden im öffentlichen Sektor bietet ebenfalls zahlreiche Chancen, um bspw. Dienstleistungen zu verbessern, Prozesse effizienter zu gestalten oder Bürgerbeteiligungen zu stärken. Agile Methoden ermöglichen es, komplexe Projekte in kleinere Arbeitsschritte aufzuteilen, schnelle Absprachen durchzuführen und neue Ideen gemeinsam zu brainstormen.

Im Folgenden wird eine aus der Praxis etablierte Methode näher dargestellt, die auch in Verwaltungsstrukturen eingesetzt werden kann.

Scrum Methode

Die Scrum Methode stellt eine Vorgehensweise dar, um komplexe Produkte in einem herausfordernden Umfeld zu entwickeln. Regelmäßige Feedbackrunden helfen dabei, schnelle Anpassungen vorzunehmen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Die Scrum Methode unterteilt ein Projekt in sogenannte „Sprints“, die meistens zwischen zwei bis vier Wochen dauern. Die Sprinteinheiten werden vorab festgelegt und priorisieren die Aufgaben aus dem gesamten Projekt. Innerhalb eines Sprints werden die priorisierten Aufgaben vom Scrum-Team bearbeitet. Das Scrum-Team umfasst verschiedene Rollen. Der „Product Owner“ hat die zentrale Verantwortung für das Produkt und das Projekt. Der „Scrum Master“ verantwortet den Prozess. Das „Development Team“ ist für die Umsetzung der Aufgaben verantwortlich und organisiert sich eigenständig.

Weitere zentrale Bestandteile der Scrum Methode sind sogenannte „Events“. Das „Daily Scrum“ ist ein tägliches Meeting, bei dem das Scrum-Team kurz über Fortschritte, Hindernisse und Pläne spricht. Dafür gibt es klar festgelegte Meeting-Regeln. Im „Review“ präsentiert das Scrum-Team das Ergebnis des Sprints und kann sich vom Auftraggeber Feedback einholen lassen. Die „Retrospektive“ ist eine Analysephase über positive und negative Abläufe im Prozess. Durch die Fokussierung auf abgegrenzte Aufgaben fördern die Sprints schnelle Projektfortschritte und einen offenen Austausch von Informationen.  

Scrum in der Verwaltung: Wieso eigentlich nicht?

Auch in Verwaltungsstrukturen ist es möglich, die Scrum Methode einzusetzen. Im Folgenden werden drei Ideen vorgestellt, wie die Methode verwendet werden kann. Diese Liste erhebt nicht den Anspruch auf Vollständigkeit, kann aber als Anlass genommen werden, um potenzielle Anwendungsmöglichkeiten aufzuzeigen: 

Abschließend ist anzuführen, dass es bei der Einführung eines agilen Projektmanagements im öffentlichen Sektor einige Herausforderungen gibt. Eine der größten Hürden ist die kulturelle Veränderung, die notwendig ist, um die traditionelle, hierarchische Denkweise zu überwinden. Agiles Projektmanagement erfordert eine offene und kollaborative Arbeitskultur, in der Teammitglieder bereit sind, Verantwortung zu übernehmen und Ideen auszutauschen. Vorteile und Stärken der agilen Arbeitsweisen sollten aus diesem Grund transparent kommuniziert werden, um so die hierarchischen Verwaltungsstrukturen zukünftig flexibler zu gestalten.

Quelle: Kusay-Merkle, Ursula (2018). Agiles Projektmanagement im Berufsalltag: Für mittlere und kleine Projekte. Wiesbaden: Springer Gabler.