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Besprechungen – Vom nervigen Zeitkiller zur produktiven Arbeitszeit

Unproduktive Gesprächsrunden – wer kennt sie nicht? Von einem konstruktiven Gedankenaustausch zwischen allen Beteiligten kann keine Rede sein. Oder man erlebt zum wiederholten Male eine Besprechung, in der Aufwand und Ergebnis in einem solchen Missverhältnis stehen, dass sich Unzufriedenheit einstellt, gepaart mit dem Gefühl, wertvolle Zeit vergeudet zu haben.

I. Ursachen ineffektiver Besprechungen

Die häufigsten Punkte, die bei Besprechungen negativ auffallen, sind:

  • Unklare Zielsetzung des Meetings
  • Abkommen von der Tagesordnung
  • Langatmige, vom Thema abschweifende Wortmeldungen
  • Schlechte Vorbereitung des Moderators
  • Mangelnde Vorkenntnisse, Aufmerksamkeit und Mitarbeit
  • Zu lange Besprechungsdauer
  • Keine konkreten Ergebnisse bzw. Folgevereinbarungen

Hinweis für die Praxis:
Diese Frustmomente müssen nicht sein. Sie als Moderator können dem vorbeugen, in dem Sie gezielt ein betriebsinternes Besprechungskonzept erarbeiten. Dieses Konzept umfasst die
– Vorbereitung und Planung,
– Durchführung bzw. Ablauf
– sowie die abschließende Nachbereitung bzw. Auswertung einer Besprechung.

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II. Vorbereitung

Bei  der  Planung einer  Besprechung  sollte  der  Moderator/die Besprechungsleitung die nachstehenden Faktoren berücksichtigen:

  • Ist das Meeting wirklich erforderlich? (Zielsetzung)
  • Welche Ziele sollen durch die Besprechung erreicht werden?
  • Kann die Entscheidung einer übergeordneten Stelle die Besprechung ersparen?
  • Gibt es andere, geeignetere Vorgehensweisen anstelle einer Besprechung?

1. Zielsetzung

Der erste Schritt bei der Planung einer Besprechung ist also die Zielsetzung. Erst nachdem die Ziele fixiert sind, kann bestimmt werden, auf welche Weise sie am besten erreicht werden können.

Beispiele für Zielsetzungen…

  • … einer Informationssitzung

Die Teilnehmer sollen über die neue Gleitzeitregelung informiert werden.

Die Teilnehmer sollen über den derzeitigen Stand eines Verfahrens informiert werden.

  • … einer Entscheidungssitzung

Wie kann man den Umsatz bis zum Ende des Geschäftsjahres um 15 % erhöhen?

Wie können wir in unserem Unternehmen Kosten einsparen?

2. Besprechungsablauf

Nach Festlegung der Zielsetzung, also der Dinge, die man durch die Besprechung erreichen möchte, ist es erforderlich, die Reihenfolge, in der die einzelnen Themen abgehandelt werden sollen, schriftlich grob zu fixieren. Die Tagesordnung wird den Teilnehmern schon vor der Besprechung mit der Einladung übermittelt. Zusätzlich kann den Teilnehmern die Möglichkeit gewährt werden, Vorschläge zur Tagesordnung einzubringen.

Folgende Informationen sollte eine Tagesordnung enthalten:

  • Punkte – nach ihrer Wichtigkeit geordnet – die behandelt werden sollen, getrennt nach Informations- und Entscheidungspunkten
  • Ort der Besprechung
  • Geplante Dauer des Meetings (hierbei ggf. Pausen und Pufferzeiten einplanen)
  • Information über den Teilnehmerkreis

Bei der Planung listet die Besprechungsleitung für jeden Tagesordnungspunkt die erforderlichen Teilnehmer gesondert auf. Themen, die für bestimmte Teilnehmer nicht interessant oder relevant sind, sollten an den Anfang der Tagesordnung gestellt werden. Diese Einteilung verhindert, dass Personen, die nicht bei der ganzen Besprechung dabei sein müssen, ihre Zeit vergeuden.

3. Teilnehmer

Beim Auswählen der Teilnehmer für eine Besprechung ist der Besprechungsleiter nicht frei von Sachzwängen. In vielen Fällen besteht die Verpflichtung, bestimmte Personen auf Grund ihrer Position im Unternehmen einzuladen, obwohl deren Teilnahme weder für sie noch für das Meeting gewinnbringend ist. Davon sollte man sich frei machen. Um bei diesen Personen allerdings keine negativen Einstellungen aufkommen zu lassen, sollten ihnen die Ziele des Meetings erläutert sowie eine Erklärung dafür gegeben werden, warum ihre persönliche Teilnahme nicht erforderlich ist. Sie erhalten zusätzlich ein Sitzungsprotokoll des Meetings. Eine effektive Methode zur richtigen Teilnehmerauswahl ist die Vorabstimmung, um welche Besprechungsart es sich handelt.

Hinweis für die Praxis:

Für eine Informationssitzung gilt: Es sollen all jene eingeladen werden, die entsprechende Informationen für ihre Aufgabenerfüllung benötigen

Für eine Entscheidungssitzung gilt: Die Teilnehmer müssen über sachdienliche Informationen verfügen, auf Grund ihrer Verantwortungsbereiche ein gewisses Mitspracherecht bei der betreffenden Entscheidung haben und/oder an der Umsetzung der Entscheidung in die Praxis beteiligt sein.

4. Ort und Zeitpunkt

Die Wahl des richtigen Zeitpunktes ist besonders wichtig. Die Kriterien zur Terminfestsetzung sollten von der Besprechungsleitung in der folgenden Reihenfolge abgefragt werden:

  • Wann hat die Besprechungsleitung Zeit für das Meeting?
  • Ist genügend Zeit vorhanden zur Vorbereitung des Meetings?
  • Wann stehen die geeigneten Räume zur Verfügung?
  • Wann haben die Teilnehmer Zeit?

Hinweis für die Praxis:

Bei der Fixierung empfiehlt es sich, direkt folgende Zeitpunkte zu vermeiden:

  • Direkt zu Arbeitsbeginn
  • Wenn der vorhergehende Tag frei war
  • Später Nachmittag vor dem Wochenende

Ein ungünstig gewählter Besprechungstermin macht es für die Besprechungsleitung viel schwieriger, die gesteckten Ziele zu erreichen, da demotivierte Teilnehmer sich im Allgemeinen nicht viel Mühe geben, dargebotene Informationen aufzunehmen oder sich an der Lösung eines Problems zu beteiligen.

In der Einladung werden der genaue Termin sowie die Dauer der Besprechung genannt. Sorgen Sie für eine gute Bewirtung der Teilnehmenden, um die Motivation zu erhöhen.

Grundsätzlich stellt sich die Frage, ob die Besprechung in den betriebsinternen Büroräumlichkeiten oder in geeigneten Räumlichkeiten außer Haus stattfinden soll. Berücksichtigen Sie dabei folgende Punkte:

  • Ist genug Ruhe garantiert und können Störungen von außen ausgeschlossen werden?
  • Ist ggf. Vertraulichkeit garantiert?
  • Steht ausreichend Platz zur Verfügung?
  • Ist technisches Equipment erforderlich?

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III. Durchführung

Von einer Besprechungsleitung wird heute i.d.R. erwartet, dass sie sich nicht in der Rolle sieht, zu sagen, was richtig und zu tun ist. Vielmehr muss sie die Gruppe selbst entscheiden lassen, zumindest aber ihr Wissen, ihre Vorstellungen und Ideen in die Entscheidung einbeziehen. Sie sind als neutrale Besprechungsleitung für das Gesprächsklima und die kommunikativen Spielregeln verantwortlich.

1. Eröffnung

  • Begrüßen Sie die Teilnehmenden
  • Erläutern Sie kurz die Zielsetzung
  • Klären Sie die organisatorischen Rahmenbedingungen
  • Legen Sie einen Protokollführer fest

2. Kommunikation in der laufenden Besprechung

  • Ablenkungen ausschließen (Ausschalten von Handys und Notebooks)
  • Sprechdauer für alle Teilnehmenden gleichermaßen reglementieren
  • Wertschätzende Kommunikation erbitten
  • Zuhören und ausreden lassen
  • Raum für Fragen geben
  • Unterschiedliche Perspektiven und Meinungen zulassen
  • Fassen Sie Gesprächs-Entwicklungen zusammen
  • Achten Sie stets auf die Einhaltung der Tagesordnung und Verfolgung der Zielsetzung
  • Alle Teilnehmenden aktiv einbinden („Wie sehen Sie das?“)
  • Bleiben Sie neutral
  • Beugen Sie möglichen Konflikten vor
  • Führen Sie Entscheidungen herbei

3. Abschluss

  • Fassen Sie die Ergebnisse neutral und prägnant zusammen
  • Leiten Sie Aktivitäten ab
  • Motivieren Sie ggf. zur Aufgabenübernahme
  • Legen Sie Zeitintervalle für Aufgaben und Rückmeldungen fest
  • Erstellen Sie einen Tätigkeitskatalog
  • Danken Sie allen Teilnehmenden
  • Schließen Sie möglichst positiv und wertschätzend die Besprechung

4. Nachbereitung

Die Ergebnisse von Besprechungen haben immer Auswirkungen über das Meeting hinaus. Grundlage für die Nachbereitung einer Besprechung bildet das Gesprächsprotokoll. Grundsätzlich gehört jede Besprechung protokolliert, denn was nicht schriftlich fixiert wurde, ist auch nicht messbar und kann anderen nicht zugänglich gemacht werden. Mit der Protokollführung kann jeder Teilnehmer betraut werden, wenn er nicht gerade einer der Hauptbetroffenen der Besprechung ist. Bevor Ergebnisse ins Protokoll aufgenommen werden, sollte die Besprechungsleitung die Formulierung mit den Teilnehmern absprechen, um möglichen Unklarheiten vorzubeugen.

Hinweis für die Praxis:

Es gibt verschiedene Arten von Protokollen:

  • Die Gesprächsnotiz

Sie ist die kürzeste Form des Protokolls. Die Inhalte werden stichwortartig festgehalten.

Anwendung: Ausschließlich bei kurzen Besprechungen im kleinen Kreis.

  • Das Ergebnisprotokoll

Es werden lediglich die Ergebnisse für jeden Besprechungspunkt schriftlich festgehalten.

Anwendung: Besprechungen, bei denen die (unterschiedlichen) Standpunkte der Teilnehmenden bekannt sind und somit nur die Entscheidung für den einen oder anderen Lösungsweg an sich relevant ist.

  • Das Kurzprotokoll

Es beinhaltet sowohl die Ergebnisse als auch die einzelnen Schritte der Entscheidungsfindung, ohne jedoch die Teilnehmenden namentlich anzuführen.

Anwendung: In allen Besprechungsarten einsetzbar.

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V. Fazit

Um Meetings wirklich erfolgreich zu gestalten, gibt es natürlich keine generelle Gebrauchsanleitung. Es steht in Abhängigkeit zu den vorhandenen Mitarbeitertypen, der Teamstruktur und natürlich auch der allgemeinen Unternehmenskultur. Erfolgreiche Meeting-Strategien benötigen Zeit und müssen wachsen.

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