Unproduktive Gesprächsrunden – wer kennt sie nicht? Von einem konstruktiven Gedankenaustausch zwischen allen Beteiligten kann keine Rede sein. Oder man erlebt zum wiederholten Male eine Besprechung, in der Aufwand und Ergebnis in einem solchen Missverhältnis stehen, dass sich Unzufriedenheit einstellt, gepaart mit dem Gefühl, wertvolle Zeit vergeudet zu haben.

Die häufigsten Punkte, die bei Besprechungen negativ auffallen, sind:

Diese Frustmomente müssen nicht sein. Sie als Moderator können dem vorbeugen, in dem Sie gezielt ein betriebsinternes Besprechungskonzept erarbeiten. Dieses Konzept umfasst die
– Vorbereitung und Planung,
– Durchführung bzw. Ablauf
– sowie die abschließende Nachbereitung bzw. Auswertung einer Besprechung.

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Bei  der  Planung einer  Besprechung  sollte  der  Moderator/die Besprechungsleitung die nachstehenden Faktoren berücksichtigen:

Der erste Schritt bei der Planung einer Besprechung ist also die Zielsetzung. Erst nachdem die Ziele fixiert sind, kann bestimmt werden, auf welche Weise sie am besten erreicht werden können.

Nach Festlegung der Zielsetzung, also der Dinge, die man durch die Besprechung erreichen möchte, ist es erforderlich, die Reihenfolge, in der die einzelnen Themen abgehandelt werden sollen, schriftlich grob zu fixieren. Die Tagesordnung wird den Teilnehmern schon vor der Besprechung mit der Einladung übermittelt. Zusätzlich kann den Teilnehmern die Möglichkeit gewährt werden, Vorschläge zur Tagesordnung einzubringen.

Folgende Informationen sollte eine Tagesordnung enthalten:

Bei der Planung listet die Besprechungsleitung für jeden Tagesordnungspunkt die erforderlichen Teilnehmer gesondert auf. Themen, die für bestimmte Teilnehmer nicht interessant oder relevant sind, sollten an den Anfang der Tagesordnung gestellt werden. Diese Einteilung verhindert, dass Personen, die nicht bei der ganzen Besprechung dabei sein müssen, ihre Zeit vergeuden.

Beim Auswählen der Teilnehmer für eine Besprechung ist der Besprechungsleiter nicht frei von Sachzwängen. In vielen Fällen besteht die Verpflichtung, bestimmte Personen auf Grund ihrer Position im Unternehmen einzuladen, obwohl deren Teilnahme weder für sie noch für das Meeting gewinnbringend ist. Davon sollte man sich frei machen. Um bei diesen Personen allerdings keine negativen Einstellungen aufkommen zu lassen, sollten ihnen die Ziele des Meetings erläutert sowie eine Erklärung dafür gegeben werden, warum ihre persönliche Teilnahme nicht erforderlich ist. Sie erhalten zusätzlich ein Sitzungsprotokoll des Meetings. Eine effektive Methode zur richtigen Teilnehmerauswahl ist die Vorabstimmung, um welche Besprechungsart es sich handelt.

Für eine Informationssitzung gilt: Es sollen all jene eingeladen werden, die entsprechende Informationen für ihre Aufgabenerfüllung benötigen

Für eine Entscheidungssitzung gilt: Die Teilnehmer müssen über sachdienliche Informationen verfügen, auf Grund ihrer Verantwortungsbereiche ein gewisses Mitspracherecht bei der betreffenden Entscheidung haben und/oder an der Umsetzung der Entscheidung in die Praxis beteiligt sein.

Die Wahl des richtigen Zeitpunktes ist besonders wichtig. Die Kriterien zur Terminfestsetzung sollten von der Besprechungsleitung in der folgenden Reihenfolge abgefragt werden:

Bei der Fixierung empfiehlt es sich, direkt folgende Zeitpunkte zu vermeiden:

Ein ungünstig gewählter Besprechungstermin macht es für die Besprechungsleitung viel schwieriger, die gesteckten Ziele zu erreichen, da demotivierte Teilnehmer sich im Allgemeinen nicht viel Mühe geben, dargebotene Informationen aufzunehmen oder sich an der Lösung eines Problems zu beteiligen.

In der Einladung werden der genaue Termin sowie die Dauer der Besprechung genannt. Sorgen Sie für eine gute Bewirtung der Teilnehmenden, um die Motivation zu erhöhen.

Grundsätzlich stellt sich die Frage, ob die Besprechung in den betriebsinternen Büroräumlichkeiten oder in geeigneten Räumlichkeiten außer Haus stattfinden soll. Berücksichtigen Sie dabei folgende Punkte:

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Von einer Besprechungsleitung wird heute i.d.R. erwartet, dass sie sich nicht in der Rolle sieht, zu sagen, was richtig und zu tun ist. Vielmehr muss sie die Gruppe selbst entscheiden lassen, zumindest aber ihr Wissen, ihre Vorstellungen und Ideen in die Entscheidung einbeziehen. Sie sind als neutrale Besprechungsleitung für das Gesprächsklima und die kommunikativen Spielregeln verantwortlich.

Die Ergebnisse von Besprechungen haben immer Auswirkungen über das Meeting hinaus. Grundlage für die Nachbereitung einer Besprechung bildet das Gesprächsprotokoll. Grundsätzlich gehört jede Besprechung protokolliert, denn was nicht schriftlich fixiert wurde, ist auch nicht messbar und kann anderen nicht zugänglich gemacht werden. Mit der Protokollführung kann jeder Teilnehmer betraut werden, wenn er nicht gerade einer der Hauptbetroffenen der Besprechung ist. Bevor Ergebnisse ins Protokoll aufgenommen werden, sollte die Besprechungsleitung die Formulierung mit den Teilnehmern absprechen, um möglichen Unklarheiten vorzubeugen.

Sie ist die kürzeste Form des Protokolls. Die Inhalte werden stichwortartig festgehalten.

Anwendung: Ausschließlich bei kurzen Besprechungen im kleinen Kreis.

Es werden lediglich die Ergebnisse für jeden Besprechungspunkt schriftlich festgehalten.

Anwendung: Besprechungen, bei denen die (unterschiedlichen) Standpunkte der Teilnehmenden bekannt sind und somit nur die Entscheidung für den einen oder anderen Lösungsweg an sich relevant ist.

Es beinhaltet sowohl die Ergebnisse als auch die einzelnen Schritte der Entscheidungsfindung, ohne jedoch die Teilnehmenden namentlich anzuführen.

Anwendung: In allen Besprechungsarten einsetzbar.

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Um Meetings wirklich erfolgreich zu gestalten, gibt es natürlich keine generelle Gebrauchsanleitung. Es steht in Abhängigkeit zu den vorhandenen Mitarbeitertypen, der Teamstruktur und natürlich auch der allgemeinen Unternehmenskultur. Erfolgreiche Meeting-Strategien benötigen Zeit und müssen wachsen.