Der Personalberater in Kommunen und öffentlichen Organisationen

Wir bringen die öffentliche Verwaltung voran – ein Interview mit Edmund Mastiaux

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„Wir gehören nicht zu denen, die die Probleme von heute mit den Mitteln von gestern lösen.“

Herr Mastiaux, jede öffentliche Verwaltung beschäftigt Fachleute für Personalaufgaben. Dennoch greifen immer mehr Verwaltungschefs, Bürgermeister und Politiker auf die Personalberaterin bzw. den Personalberater als Partner zurück. Warum?

Edmund Mastiaux: Die moderne Kommune stellt sich als Dienstleistungsbetrieb auf. Ihre wertvollste Ressource sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das gilt für die öffentliche Hand allgemein, ganz gleich, ob es sich um eine Gemeinde, eine Stadt, einen Kreis, eine Bundesbehörde oder einen Regiebetrieb handelt. Alle sind heute darauf angewiesen, dass die richtige Mitarbeiterin bzw. der richtige Mitarbeiter mit der passenden Qualifikation auf die richtige Stelle gesetzt wird. Nur dann sind die öffentlichen Aufgaben zu erfüllen, die immer anspruchsvoller und komplexer werden. Die Personalberaterin bzw. der Personalberater als Partner erfüllt hier eine wichtige Funktion: Wir können uns als Spezialisten mit unserer ganzen Energie auf dieses Thema konzentrieren. Deshalb sind wir in der Lage, auch für anspruchsvollste Personal- und Organisationsaufgaben die richtige Lösung zu bieten.

Können Sie uns ein Beispiel aus Ihrer Arbeit nennen, das zeigt, wie Sie vorgehen?

Ein großer Landkreis im Süden Deutschlands hat uns als Partner bei der Umsetzung des neuen Steuerungsmodells ausgewählt. Die Aufgabe lautete, für die Kommune ein Leitbild auszuarbeiten und daraus die strategischen Ziele abzuleiten. Wir haben das Führungssystem modernisiert, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter trainiert und die Kultur der Organisation an den Leistungszielen ausgerichtet. Bürgerinnen bzw. Bürger und Kommune bestätigen uns heute, dass diese Transformation hin zur modernen Verwaltung gelungen ist.

Im Zuge der Veränderungen werden häufig auch Stellen neu besetzt. Können Sie der Kommune helfen, auf abgegrasten Arbeitsmärkten die richtige Kandidatin oder den richtigen Kandidaten zu finden?

Gewiss! Stellen wir uns vor, eine Kommune will die Position eines Beigeordneten neu besetzen. Die Ansprüche an die Inhaberin oder den Inhaber der Stelle sind hoch, sie bzw. er soll die Geschicke der Verwaltung voranbringen, die anstehenden Aufgaben im Rahmen der Modernisierung der internen Struktur wahrnehmen und ein eine ausgewiesene Expertin bzw. ein ausgewiesener Experte auf ihrem bzw. seinem Gebiet sein. Wir als führende Personalberatung für den öffentlichen Sektor können es der Kommune ermöglichen, dass diese Stelle – ohne Abstriche bei der Qualität der Kandidatin bzw. des Kandidaten – besetzt werden kann. Auf diese Weise ergänzen und verstärken wir das hauseigene Personalamt. Wir verstehen uns als dessen Partner, nicht als Konkurrenz.

Reicht es nicht, wenn die Leiterin bzw. der Leiter des Personalamtes eine Stellenanzeige in einer großen Regionalzeitung aufgibt?

Dieses Verfahren funktionierte in der Tat viele Jahre erfolgreich. In Zukunft aber findet Personalsuche und -auswahl unter völlig veränderten Bedingungen statt. Wir sehen in vielen Projekten, dass der Rücklauf auf ein selbstgestricktes Stelleninserat enttäuschend ist. Es kommen gar keine Bewerbungen oder die falschen! Derweil geht viel Zeit ins Land, die Stelle bleibt unbesetzt und kommunale Aufgaben bleiben unerledigt liegen. Das kann sich heute keine Verwaltung mehr erlauben.

Sie sprechen von veränderten Bedingungen. Mit welchen Bedingungen auf dem Arbeitsmarkt sollten die Verantwortlichen in der öffentlichen Verwaltung rechnen?

Stellensuchende und wechselbereite Führungskräfte stehen nicht mehr im Übermaß zur Verfügung. Die demografische Entwicklung sorgt dafür, dass gute Mitarbeiter in den nächsten Jahren noch knapper werden. Überdies sind viele berufserfahrene Kräfte nicht mehr bereit, ohne überzeugende Argumente die Stelle zu wechseln: Die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter der Zukunft ist wählerisch. Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer suchen nicht mehr, sie wollen angesprochen werden. Das gilt übrigens gleichermaßen für Berufserfahrene wie Einsteigerinnen und Einsteiger.

Was können Sie als Personalberaterin und Personalberater hier für einen öffentlichen Arbeitgeber an Unterstützung liefern?

Zunächst einmal schauen wir sehr genau hin. Meine Kolleginnen, Kollegen und ich arbeiten uns intensiv in die Verhältnisse unseres öffentlichen Auftraggebers ein. Wir sind besessen davon, ihn wirklich zu verstehen und alle politisch bedingten Besonderheiten bei unserer Arbeit zu  berücksichtigen. Wir kommen nicht als Besserwisser oder Besserkönner daher, wir fragen viel und gründlich. Auf diese Weise erarbeiten wir gemeinsam mit unserem öffentlichen Auftraggeber ein Profil der gewünschten Kandidatin bzw. des gewünschten Kandidaten. Wir legen fest, was sie bzw. er fachlich und persönlich können muss und welche politische Erfahrung er mitbringen soll. Hier können wir den Vorzug des neutralen Dienstleisters einbringen: Gemeinsam mit unserem Auftraggeber formulieren wir das Profil so, dass wir nach der Kandidatin oder dem Kandidaten mit der bestmöglichen Qualifikation für diese Stelle suchen können. Schließlich geht es um den Dienst am Bürger. Wir vertreten deshalb die Auffassung: erst die Kompetenz, dann das Parteibuch – nicht umgekehrt!

Und wie verhelfen Sie Ihrem Auftraggeber aus der öffentlichen Verwaltung zu besseren Bewerberinnen und Bewerbern?

Wir suchen mit allen professionellen Mitteln nach der besten Bewerberin bzw. dem besten Bewerber. Der Personalberater betreibt aktives Marketing für ein Stellenangebot – er spricht mit aller Diskretion die Wunschkandidatinnen und Wunschkandidaten des Auftraggebers an, sucht nach qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten, die sich nicht selbst aktiv um eine neue Stelle bemühen und tut auch solche Kandidatinnen und Kandidaten auf, an die der Bürgermeister oder der Leiter des Personalamtes vielleicht noch gar nicht gedacht hat.

Nun ist mit der Auswahl von ein paar Kandidatinnen und Kandidaten die Stelle noch nicht erfolgreich besetzt. Wie führen Sie die Sache zum Ziel?

Nun, in der Anfangsphase kontaktieren wir bis zu 80 potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten, mal sind es mehr, mal weniger. Die 15 am besten Geeigneten laden wir zur Bewerbung ein. Nicht alle trauen sich dann den nächsten Schritt zu. So bekommen wir in einem solchen Fall zehn Bewerbungen, um die wir uns in der Folge intensiv kümmern. Wir steigen in eine Detailprüfung ein, führen Gespräche mit den Kandidatinnen und Kandidaten und, sehr wichtig, unterziehen sie bewährten Testverfahren, die Eignung, Führungsverhalten und Persönlichkeit offenlegen. Drei Kandidatinnen und Kandidaten kommen dann in die engere Auswahl; in Abstimmung mit der Personalfindungskommission und dem Stadtrat wird dann ein Votum herbeigeführt.

Wie verstehen Sie Ihre Rolle als Partner des öffentlichen Auftraggebers?

Die Verantwortlichen in den öffentlichen Organisationen, seien es Kommunen oder Regiebetriebe, können es sich nicht mehr leisten, das Rad noch einmal zu erfinden. Das kostet zu viel Zeit und Energie, die Ressourcen der öffentlichen Hände sind knapp! Ein Assessment-Center treffsicher gestalten, einen Eignungstest durchführen, Bewerberinnen und Bewerber vorselektieren, all das kann unser Auftraggeber getrost dem zfm übertragen. Wir liefern qualitativ hochwertige, sehr weitgehende Unterstützung bis hin zu einem Gesamtpaket, das die strategische Neuausrichtung einer ganzen Verwaltung umfasst. Bei all diesen Aufgaben sind wir bewährter Partner, der dafür sorgt, dass sich die öffentlichen Aufgabenträger voll um ihre eigentliche Kernkompetenz kümmern können – der Bürgerin bzw. dem Bürger den bestmöglichen Service zu liefern.

Sie sprechen von Qualität – wie sichern Sie intern das Niveau Ihrer Leistungen ab?

Ohne qualifizierte Standards geht bei uns nichts. Wir arbeiten nicht „aus dem Bauch“ heraus, bei uns kommen wissenschaftlich abgesicherte Instrumente zum Einsatz. Überdies gilt: Wir stellen uns der ständigen Selbstkontrolle. Das sind wir unseren Auftraggebern schuldig. Sie sollen stets wissen, woran sie sind. Beratung als „Black Box“ gibt es bei uns nicht. Das gilt übrigens auch für den Umgang mit Bewerberinnen und Bewerbern, Kandidatinnen und Kandidaten und anderen Partnern, mit denen wir arbeiten. Bei uns gilt die Devise: keine Überraschungen. Die Vertrauensbasis ist uns sehr wichtig.

Ist Ihre Arbeit mit der Besetzung der Stelle erledigt?

Nein, das ist nur ein Teil unseres Leistungsangebots. Unser Versprechen für den Auftraggeber geht deutlich weiter. Wir sorgen jederzeit für motivierte, leistungsfreudige, qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der richtigen Stelle. Dank unserer langjährigen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Institutionen wie zahlreichen Stadtverwaltungen wissen wir genau, worauf es bei der Erfüllung dieses Ziels ankommt. So führen wir im Auftrag von Kommunen zum Beispiel Mitarbeiterbefragungen, Betriebsklimastudien, Weiterbildungsmaßnahmen und komplette Entwicklungsprogramme durch.

Wie stellen Sie sicher, dass die besonderen Bedürfnisse des Kunden aus der öffentlichen Verwaltung in jedem Auftrag berücksichtigt werden?

Wir sind das Gegenteil einer anonymen Beratungsfabrik. Der Inhaber kümmert sich persönlich um jeden Auftrag, das sichert sowohl die Qualität als auch die Einheitlichkeit des Ansprechpartners. Unsere Projektleiterinnen und Projektleiter sind alle erfahrene Kräfte, die beim Kunden wirksam sind und etwas bewegen. Das bekommen wir auch von der Gegenseite signalisiert: „Der Berater hat die Sache Kommune zu seiner eigenen gemacht“, heißt es dann zum Beispiel.

Was bedeutet eigentlich Ihr Firmenname, „Zentrum für Management- und Personalberatung“, aus der Sicht des Kunden?

Um die Jahrtausendwende war viel von „Portalen“ die Rede. So will ich heute die Arbeit des zfm verstanden wissen. Wir stehen für jedes Personal- und Organisationsthema gerade, das den Auftraggeber bewegt. Auftraggeber, die mit uns schon lange zusammenarbeiten, spielen uns das mit dem Statement „Einmal zfm – immer zfm“ zurück. Durch unsere breite Aufstellung sind wir in der Lage, alle eben genannten Dienstleistungen aus einer Hand anzubieten. Das wird seitens der Kommunen als ungeheuer erleichternd empfunden, weil wir deren interne Komplexität reduzieren können. Der Auftraggeber sagt: „Ich muss nicht mehr für jedes Spezialthema einen neuen Experten suchen. zfm deckt alles ab.“

Wie machen Sie das?

Wir kümmern uns intern um eine professionelle Struktur, die sicherstellt, dass wir die benötigten Kompetenzen abdecken können. Das wichtigste Wissen ist im Hause durch die zfm-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abgedeckt. Diese sind, bildlich gesprochen, der Motor für die Wirkung beim Auftraggeber. Damit das auch morgen so bleibt, nehmen wir das Thema Wartung und Pflege sehr ernst. Wir gehören nicht zu denen, die die Probleme von heute mit den Mitteln von gestern lösen, im Gegenteil: Das zfm investiert ständig in die Köpfe seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

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