Von allen Seiten stürzen Informationen auf uns ein: Nachrichten, Daten und Fakten, Fragen, Erinnerungen, Zu- und Absagen, Um- und Neuplanungen erreichen uns auf allen Kanälen. Haben Sie immer ein Auge auf alles, kommen Sie zu nichts mehr. Ignorieren Sie alles, verlieren Sie den Anschluss. Gefragt ist also die goldene Mitte. Wie Sie die finden, erfahren Sie hier.

Als Führungskraft haben Sie die Verantwortung für Ihr Team. Ihre Mitarbeitenden blicken zu Ihnen, wenn sie wissen wollen, was zu tun ist. Das ist der Grund, weshalb Sie in Führungsfragen zunächst bei sich selbst anfangen: Arbeiten Sie konzeptlos und hektisch, kann sich niemand ein gutes Beispiel an Ihnen nehmen. Beginnen Sie also damit, für sich selbst eine Struktur zu schaffen. Wir haben Ihnen eine Liste mit Tipps zusammengestellt.

1. Setzen Sie Prioritäten

Erstellen Sie sich eine Übersicht Ihrer Aufgaben. Sie können sie niederschreiben, wie sie Ihnen in den Kopf kommen, aber dann nehmen Sie eine Priorisierung vor:

Ordnen Sie die Aufgaben so an, dass die wichtigsten oben stehen – die also, die Ihren Job und die Ihrer Mitarbeitenden am Laufen halten. Haben Sie die Priorisierung klar vor Augen, kommt es weniger leicht vor, dass Sie sich in Kleinigkeiten verzetteln, die ebenso gut jemand anders für Sie übernehmen könnte. Die Gefahr, dass das passiert, ist umso höher, je mehr Spaß Ihnen diese Kleinigkeiten machen.

Tipp: Wenn Sie Ihren Tag planen, legen Sie nur 50 bis 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit für fixe Aufgaben fest. Es wird immer Unvorhergesehenes geben – Fragen, Anmerkungen, überraschende Nachrichten, Meetings, die länger dauern als geplant.

2. Tools nutzen – nicht ihr Slave sein

Die Pandemie hat uns im Arbeitsumfeld zweierlei gelehrt: Erstens ist mit hilfreichen Tools eine Zusammenarbeit auch unter schwierigen Umständen möglich. Zweitens sind zu viele Tools nicht hilfreich, sondern die Hölle.

Überlegen Sie genau, welche Tools für Ihr Team notwendig sind. Alles, was über mehr als eines pro Sorte hinausgeht, ist von Übel. Ihre Mitarbeitenden nutzen zwei Messenger? Damit ist bereits eine Fehlerquelle eröffnet – einer hat das eine Tool nicht und daher etwas Wichtiges verpasst, eine andere hat den anderen Messenger ausgeschaltet, weil es ihr zu viel wird. Bündeln Sie also die Teamaktivitäten. Es sollte jeweils nur ein Tool geben für:

So stellen Sie sicher, dass sämtliche Teammitglieder alle für sie wichtige Nachrichten sehen und nichts im Gewirr der Tools verpufft.

3. Grenzen ziehen

Manchmal möchte jemand „nur schnell noch“ eine Kleinigkeit in Erfahrung bringen, braucht „noch eben“ eine Absegnung oder hat eine Frage. Im Workflow fühlt es sich überhaupt nicht gut an, wenn diese Möglichkeit nicht gegeben ist. Trotzdem sollten Sie bestimmte Regeln verbindlich etablieren:

Diese Vorgehensweise ist für Sie selbst, aber auch für Ihre Mitarbeitenden nötig, um die Arbeit und das Privatleben voneinander abzugrenzen. Gerade, wenn Ihr Arbeitgeber Remote Work ermöglicht, muss diese Trennung sehr streng vorgenommen werden. Andernfalls verschwimmen die Grenzen, Abschalten wird schwierig und Burnout droht.

Trainieren Sie es, nein zu sagen, wenn es nötig ist. Haben Sie gerade zeitlich keine Kapazitäten, dann ist das so. Delegieren Sie das Anliegen oder setzen Sie es auf die To-do-Liste und bearbeiten Sie es, wenn es Ihnen möglich ist.

4. Fokus und Klarheit trainieren

Die Liste ist voll, der Tag könnte gern ein paar Stunden mehr haben – Zeit, dass Sie sich ein paar Minuten freinehmen.

Was?

Ja. Je mehr Aufgaben auf Sie warten, desto höher wird der Druck, den sie ausüben. Sie versuchen, an alles gleichzeitig zu denken, und denken daher an nichts richtig. Sie verlieren den roten Faden, vergessen wichtige Bestandteile einzelner Themen, stolpern hinterher, verheddern sich. So wird der Tag zur Katastrophe.

Also schalten Sie für fünf bis zehn Minuten alle Ihre Geräte stumm, atmen Sie tief durch und meditieren Sie. Lassen Sie die Gedanken kommen und gehen, ohne sie festzuhalten und zu bewerten. Konzentrieren Sie sich allein darauf, wie sich Ihr Brustkorb hebt und senkt und wie sich Ihre ruhenden Muskeln anfühlen. Dann können Sie weitermachen.

Tipp: Führen Sie auf jeden Fall eine To-do-Liste! Sie können die Gedanken nur fließen lassen, wenn Sie nicht die ganze Zeit das Gefühl haben, dass Sie diese eine Sache auf keinen Fall vergessen dürfen. Haben Sie alles aufgeschrieben, gelingt das Loslassen leichter.

5. Ruhe statt Hektik

Ja, es ist stressig. Ihre Termine sind eng getaktet. Trotzdem sollten Sie darauf achten, dass Sie nicht ungeduldig reagieren – weder sich selbst noch anderen gegenüber. Gehen Sie einen Schritt nach dem anderen, haken Sie Erledigtes ab und sprechen Sie ein Lob aus (ja, auch für sich selbst).

Wenn Sie zügig und fokussiert, aber mit Gemütsruhe durch Ihre Aufgaben fahren wie ein Schneepflug, können Sie später befriedigt auf die ordentliche Straße hinter sich blicken. Springen Sie hingegen hektisch von einem Schneehaufen zum anderen und geben Sie den Leuten mit den Schaufeln ungenügende oder widersprüchliche Anweisungen, kämpfen Sie am Ende des Tages mit Glatteis.

Gehen Sie trotz drängender Aufgaben strukturiert und klar vor, ohne ungeduldig zu werden, haben Sie einen starken positiven Einfluss auf die Stimmung am Arbeitsplatz: Sie nehmen Ihren Mitarbeitenden damit einen Gutteil des Drucks, der in stressigen Zeiten auf ihnen lastet. Wer sich neben seinem hohen Workload noch damit auseinandersetzen muss, dass er gerade angepfiffen oder übergangen wurde, arbeitet dadurch schlechter.

Seien Sie selbst die Ruhequelle, die Sie im Unternehmen gern hätten. Dass Sie alle zügig arbeiten müssen, bedeutet nicht, dass Sie nicht heiter und zugewandt miteinander umgehen können. Diese Grundlage ist wichtig. Auf ihr können Sie die praktischen Vorgehensweisen aufbauen: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Grenzen ziehen, im Priorisieren und in der Nutzung der hilfreichen Tools. So schaffen Sie ein Arbeitsumfeld, in dem alle Teammitglieder bei gutem mentalen Befinden effizient arbeiten können.