Verschiedene Einflussfaktoren, wie zum Beispiel der demographische Wandel, eine stetig zunehmende Globalisierung oder auch eine konsequent fortschreitende Digitalisierung des Alltagslebens, erfordern eine Anpassung bei der öffentlichen Verwaltung. Sie muss zunehmend flexibler und spontaner agieren. Bestehende Strukturen einer Behörde sowie ihr Aufgabenkatalog muss überprüft, verändert, vielleicht sogar aufgegeben werden, neue Aufgaben werden dafür hinzukommen.

Im Zuge dieses Transformationsprozesses ist es aus Sicht des Rechnungsprüfungsamtes erforderlich, dass das Personal deutlich in den Fokus der Betrachtungen rückt: Das Personal ist der Inputfaktor zur Erstellung kommunalen Outputs – eine Verwaltung ist nur so leistungsfähig wie ihre Mitarbeitenden. Die Aufgaben und die zur Aufgabenerfüllung zu erbringenden Produkte und Leistungen bestimmen den Personalbedarf und sind damit die Grundlage eines  jeweiligen Stellenplans.

Zu beachten ist dabei, dass Prozesse im Bereich der Organisations- und/oder Personalentwicklung weder statisch sind noch nach linearen Kriterien verlaufen, vielmehr unterliegen sie dynamischen Aspekten und Faktoren, die  von der Verwaltung kaum oder gar nicht  beeinflusst werden können. Darüber hinaus stellen die Personalaufwendungen in der Regel einen der dominantesten Kostenfaktoren jeder öffentlichen Verwaltung dar, was diesen Bereich – je nach Konsolidierungsdruck – immer wieder in den Mittelpunkt der notwendigen Einsparbemühungen stellt.

Als Konsequenz daraus kann man allgemein bei den Prüfungen der Jahresabschlüsse eine konstante Unterschreitung des jeweiligen Stellenplans feststellen. Dies kann zu Qualitätsminderungen bis hin zu deutlichen Einschränkungen der Leistungsfähigkeit der Verwaltung führen. Somit ist der Grundsatz abzuleiten, dass alle im Stellenplan aufgeführten Stellen notwendig und daher zu besetzen sind.

Die öffentliche Verwaltung befindet sich allerdings nicht nur in einem Spannungsfeld zwischen finanziellem Konsolidierungsdruck und knapper Ressourcen – sowohl von Personal als auch der Finanzmittel. Es gibt noch eine weitere Dimension: die Forderung der Gesellschaft nach einem bestimmten Leistungsangebot.

Da die „Erwartungshaltung“ der Bürgerinnen und Bürger an die öffentliche Verwaltung und ihre Leistungen mit einkalkuliert werden muss, rücken inhaltliche Aspekte mit in den Fokus:  Es zeigt sich zunehmend, dass in einzelnen Fachbereichen der Aufgabenumfang zugenommen hat und eine stetig wachsende Arbeitsverdichtung erkennbar ist.

Stellenerfordernisse richten sich somit nach folgenden Fragestellungen:

Daraus ergeben sich für die einzelnen Fachbereiche der Verwaltung folgende Konsequenzen:

Um diesen hohen Anspruch an die Wahrnehmung von Aufgaben sowie anderen Standards bei der öffentlichen Verwaltung zu erreichen und vor allem zu halten, sollte nicht allein nur darauf geachtet werden, dass zahlenmäßig ausreichend Personal vorgehalten wird, sondern dass dort auch aufgrund konkret formulierter Anforderungsprofile auf ein stimmiges Leistungsniveau zurückgegriffen werden kann.

Die beschriebene  „Dilemma-Situation“  ist kein Exklusivproblem einzelner Kommunen, vielmehr zeigt sich ein flächendeckendes Vorkommen. Aus Sicht des Rechnungsprüfungsamtes ist es somit ratsam, den Bereich Personal regelmäßig ausführlich zu betrachten und zu bewerten.

Dabei sollte mit Hilfe eines aussagekräftigen, auf die jeweilige Verwaltung abgestimmten Kennzahlenkonvoluts die Entwicklung dieses Bereichs  turnusmäßig überprüft werden. Aus diesen Kennzahlen ist dann  das Spektrum der  Handlungsmöglichkeiten abzuleiten, um notwendige Anpassungen und Verbesserungen umzusetzen.

Autorin:
Dörthe Tiemann, Rechnungsprüferin beim Landkreis Aurich
Dipl. Kauffrau (FH) und ausgebildete Berufs- & Wirtschaftspädagogin


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