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Case Study: Amtsleiter/-in gesucht

Die Ausgangssituation: Eine Stadt mit ca. 45.000 Einwohnern sucht eine Leitung für das Amt „Planen und Bauen“. Die Herausforderung: Ein enger Bewerbermarkt, die vorgegebenen Rahmenbedingungen des TVöD sowie die Zeitvorgabe, das Verfahren innerhalb von maximal zehn Wochen abzuschließen.

 

Die Vorgehensweise der Beratung:

 

1. Vorgespräch mit dem Bürgermeister

In diesem Gespräch wurden die positionsspezifischen Aufgaben und Anforderungen sowie die damit einhergehenden Rahmenbedingungen abgestimmt. Die Einstellung sollte unbefristet erfolgen. Die Anforderungskriterien wurden jeweils als Muss-, Soll- und wünschenswerte Kriterien beschrieben.

 

2. Umfeldinterviews

Wichtiger Bestandteil des Verfahrens waren die zu führenden Umfeldinterviews. Ziel dieser ca. 45-minütigen Einzelgespräche war es, Zusatzinformationen von unterschiedlichen Personen zu erhalten, die die zu besetzende Position aus ihrer persönlichen Perspektive einschätzen können: Was sind die Hauptaufgaben? Was sind die Spezifikationen des Amtes? Welche „Kultur“ kennzeichnet das Amt? etc. Es wurden insgesamt sechs Interviews mit Führungskräften des Amtes geführt ebenso wie mit dem Personalrat und der Gleichstellungsbeauftragten. Wichtigstes Ergebnis war ein Gespür dafür zu erhalten, welche Persönlichkeit in das Amtsgefüge passt.

 

3. Gezielte Marktansprache

zfm hat im Rahmen dieses Verfahrens ca. 100 infrage kommende Personen direkt angesprochen und über die zu besetzende Position informiert. Diese aktive Suchweise hat den Vorteil, dass auch die Kandidaten angesprochen werden, die bisher nicht an einen konkreten Stellenwechsel gedacht haben. Darüber hinaus sind eine Reihe weiterer Multiplikatoren und Brancheninsider angesprochen worden. Insgesamt wurden über diesen Suchweg fünf qualifizierte Kandidaten mobilisiert, sich für die ausgeschriebene Position zu bewerben. Die Direktansprache dauerte ca. acht Wochen. Parallel wurde die Stellenanzeige in unterschiedlichen zielgruppenrelevanten Onlinebörsen veröffentlicht. Insgesamt sind nach Ablauf der vierwöchigen Bewerbungsfrist 24 Bewerbungen eingegangen.

 

 

4. Weitere Auswahlschritte

• Information der Auftraggeber über die eingegangenen Bewerbungen

• Erstellung einer Synopse und Kategorisierung der Bewerbungen nach „geeignet“ bzw. „nicht geeignet“

• Ausführliche Bewerbungsgespräche mit gut qualifizierten Kandidaten. Insgesamt wurden acht jeweils ca. zweistündige Bewerbungsgespräche durch zwei zfm-Berater geführt.

• Konsequente Absicherung durch psychologische Testverfahren Alle Bewerber, die zum Bewerbungsgespräch eingeladen wurden, haben einen webbasierten wissenschaftlich fundierten Fragebogen (BIP – Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsbeschreibung) bearbeitet. Dieser lässt Rückschlüsse auf positionsrelevante Persönlichkeits- und Verhaltensmerkmale zu.

• Schriftliche Beurteilungen. Über fünf Kandidaten, die das Bewerbungsgespräch erfolgreich absolviert haben, wurden schriftliche Gutachten angefertigt und vom zfm eine Empfehlung ausgesprochen, welche Kandidaten sich in einer internen Verwaltungsrunde der Stadt vorstellen.

• Erste Vorstellung. Fünf Kandidaten präsentierten sich in ca. 60minütigen Auswahlgesprächen einem internen Gremium, das aus dem Bürgermeister, dem Leiter des Personalamtes sowie je einem Vertreter von Personalrat und Gleichstellung bestand.

• Vorstellung vor den Fraktionen. Drei Kandidaten stellten sich im Anschluss daran in einem strukturierten Verfahren den Fraktionen vor. Bestandteil dieses Verfahrens war eine Präsentation mit Fallstudie, ein Mitarbeitergespräch sowie ein strukturiertes Interview. Das Gremium sprach sich nach der Bewerbungsrunde einstimmig für einen Kandidaten aus.

• Vorstellung eines Kandidaten im Haupt- und Finanzausschuss. In einer ca. 30-minütigen Präsentation stellte sich der Endkandidat diesem Gremium vor und wurde im Anschluss einstimmig gewählt.

 

Direktansprache wird wichtiger

Die Beschreibung dieser Besetzung macht deutlich, dass in immer enger werdenden Bewerbermärkten, die Suche und Auswahl von Führungskräften nicht dem Zufall überlassen werden kann. Es braucht vielmehr eine Systematik, die der jeweiligen Ausgangssituation und dem Bedarf der Kommune angepasst wird. In diesem Zusammenhang wird die Direktansprache immer wichtiger. Zudem braucht es Vertrauen in den externen Partner, der im Rahmen eines solchen Prozesses die Vorauswahl für die Kommune übernimmt.

 

Erschienen in Demo

 

 

AUTOR/-IN
Edmund Mastiaux
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