„Ich muss wirklich aufhören zu prokrastinieren – morgen.“ Dieser und ähnliche Witze sind gang und gäbe, wenn man bei der Arbeit die ungeliebten Aufgaben immer weiter aufschiebt. Hinter der „Aufschieberitis“ können aber ziemlich viele Gründe stecken. Dass wir einfach keine Lust haben, ist nur selten der Fall.

Manchmal schaffen Sie es nicht, mit der Arbeit anzufangen, selbst wenn Sie wissen, wie wichtig sie ist. Das sollten Sie allerdings nicht als Zeichen des Scheiterns ansehen, sondern eher als Zeichen dafür, dass Sie etwas verändern müssen. Das können ganz unterschiedliche Dinge sein.

Sie schauen in die Mails und sind erst einmal wie gelähmt, weil Ihre To-do-Liste sich gerade verdoppelt hat? Es kommt gar nicht so selten vor, dass Menschen in dieser Situation als Erstes in der Teeküche verschwinden oder schnell noch einen Sprung zum Bäcker machen, statt anzufangen.

So gehen Sie vor

Stellen Sie alle Aufgaben zusammen und priorisieren Sie sie: Was muss bis wann erledigt sein? Zeitlich knappe Projekte kommen nach oben auf die Liste. Schauen Sie, was Sie vielleicht an Kolleginnen und Kollegen delegieren können und was noch etwas Zeit hat. Sobald die Reihenfolge klar ist, können Sie loslegen.

Achtung: In Behörden oder Unternehmen, in denen schnell einmal zu viel bei den einzelnen Mitarbeitenden auf dem Tisch landet, müssen Sie lernen, Grenzen zu ziehen! Die realistische Produktivität zeigt an, was eine Person am Tag normalerweise leisten kann – und bezieht mit ein, dass der Mensch keine Maschine ist und nicht immer gleich gut performt. Wird es Ihnen zu viel, wenden Sie sich an Ihre Vorgesetzten. Legen Sie dar, wie hoch Ihr Pensum ist, weshalb es zu viel ist und was realistisch wäre.

Die Aufgabenstellung, die Sie bekommen haben, ist nicht eindeutig, sodass Sie unsicher sind, wie genau Sie vorgehen sollen. Sie möchten ungern nachfragen, da Sie nicht unverständig wirken möchten. Statt anzufangen, schreiben Sie lieber erst alle Mails, die im Laufe des Tages noch fällig werden.

So gehen Sie vor

Halten Sie Rücksprache mit denjenigen, von denen Sie die Aufgabe bekommen haben. Weisen Sie auf die Punkte hin, die Ihnen nicht ganz klar sind, und fragen Sie, wie sie gemeint sind. Oft ist es Vorgesetzten nicht bewusst, dass ihre Anweisungen doppeldeutig oder verwirrend sein können – sie selbst wissen ja, was sie meinen. Wenn Sie nachfragen, ob Sie etwas auf die eine oder andere Weise erledigen sollen, wird Ihrem Gegenüber oft erst klar, dass die Aufgabenstellung uneindeutig war. Positiv daran ist, dass sie sich die Rückfrage für das nächste Mal merken und ihre Briefings optimieren können.

Die Aufgabe, die vor Ihnen liegt, ist gewaltig. Sie werden sehr lange damit beschäftigt sein. Tatsächlich türmt sie sich so hoch vor Ihnen auf, dass Sie davor zurückschrecken. Statt sie in Angriff zu nehmen, erledigen Sie lieber andere kleine Projekte, die nicht so dringlich sind.

So gehen Sie vor

Zerlegen Sie die große Aufgabe in viele kleine Unteraufgaben. Diese sind übersichtlicher: Sie können jeweils das Ende schon abschätzen, wenn Sie damit anfangen. Gliedern Sie die Unteraufgaben nach einem ungefähren Zeitstrahl, sodass Sie wissen, wie Sie sich organisieren müssen, um die Deadline einzuhalten. Nach den einzelnen kleineren Aufgaben können Sie sich auch jeweils eine Belohnung gönnen – siehe nächster Punkt.

Unser Gehirn funktioniert relativ einfach: Erreichen wir ein konkretes Ziel, belohnt es uns mit Hormonen, durch die wir uns gut fühlen. Abstrakte Aufgaben, vor allem die eben genannten großen Aufgaben, haben diesen Effekt nur in sehr abgeschwächter Form. Das ist einer der Gründe, weshalb Menschen während des Prokrastinierens so oft putzen oder aufräumen: Hier ist sofort ein Effekt zu sehen, der belohnt werden kann.

So gehen Sie vor

Planen Sie aktiv kleine Belohnungen in Ihren Arbeitstag ein: Wenn die nächste Unteraufgabe geschafft ist, machen Sie einen kurzen Spaziergang oder eine Pause in der Teeküche. Nach der folgenden Aufgabe gibt es eine Tasse Kaffee – und so weiter. Das hat mehrere Vorteile:

Diese Vorgehensweise hilft Ihnen dabei, den Fortschritt im Tag wahrzunehmen. Arbeiten Sie einfach stur alles ab, bleibt Ihnen dafür nur der Blick auf die Uhr.

Die Aufgabe ist anspruchsvoll. Sie wissen nicht genau, wie Sie jeden einzelnen Teil bearbeiten können, und müssen hier und da noch etwas dazulernen, um alles umsetzen zu können. Sie hassen es, Fehler zu machen – und die Wahrscheinlichkeit ist hier gar nicht gering. Deshalb wenden Sie sich erst Aufgaben zu, die Ihnen vertraut sind und in denen Sie zuverlässig glänzen.

So gehen Sie vor

Arbeiten Sie eng mit Ihren Vorgesetzten, Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammen. Kommunizieren Sie von Anfang an, an welchen Stellen Sie sich unsicher fühlen, und bitten Sie um Unterstützung oder Tipps. Versagensangst ist vor allem bei Personen, die zu Perfektionismus neigen, ein weit verbreiteter Grund für Prokrastination. Sie können diese Blockade durch Kommunikation und Lernbereitschaft austricksen. Und das Gefühl nach dem Projekt, wenn Sie etwas Neues beherrschen, belohnt Sie für die Mühen.

Sie haben sich gerade zehn Minuten mit einer Aufgabe beschäftigt, da kommt eine Mail mit einer Frage herein, die Sie kurz beantworten. Jemand schreibt Sie im Intranet an und möchte sich zum Mittagessen verabreden, und ehe Sie weiterarbeiten können, bekommen Sie eine Push-Nachricht zu einem Thema, das allgemein für Ihre Arbeit wichtig ist. Dann klingelt das Telefon. Eine Stunde später sind Sie keinen Schritt weiter.

So gehen Sie vor

„Einfach alles ausschalten“ ist offenbar kein praktischer Tipp: Alle diese Nachrichten müssen Sie irgendwann erreichen. Sie müssen sie allerdings nicht alle gleichzeitig abarbeiten: Multitasking hat noch nie gut funktioniert und es hat die Eigenart, dass dabei immer diejenigen Aufgaben auf der Strecke bleiben, die uns ohnehin Überwindung kosten.

Setzen Sie sich daher zeitliche Grenzen: Erlauben Sie sich immer in gewissen Abständen (etwa 30 oder 45 Minuten) einen Blick in die Nachrichten und kümmern Sie sich um das Wichtigste, ehe Sie mit dem nächsten Block weitermachen. Alternativ können Sie jeweils das Ende einer Teil-Aufgabe wählen, um die verschiedenen Kanäle zu checken. So halten Sie einen Mikro-Fokus und kommen jeweils ein ganzes Stück voran, ohne dass Ihnen etwas Wichtiges entgeht.

Sie wissen beim besten Willen nicht, weshalb Sie diese Aufgabe erledigen sollen: Sie kommt Ihnen komplett sinnlos vor und es fällt Ihnen schwer, die Motivation dafür zu finden. Tausend andere Kleinigkeiten nehmen Sie eher in Angriff – aber am liebsten möchten Sie sich zurückziehen; irgendwie ist Ihnen alles zu viel.

So gehen Sie vor

Offenbar stimmt mit der Kommunikation an Ihrem Arbeitsplatz etwas nicht. Fehlen Ihnen Informationen über das Warum und Weshalb für Ihre Aufgaben, können Sie keine Motivation entwickeln. Sinnlosigkeit ist einer der größten Jobkiller – er führt nur allzu oft zur inneren Kündigung.

Wissen Sie allerdings ganz genau, weshalb Sie etwas tun, können darin jedoch keinen Sinn erkennen, ist die Sache ernster: Dann passt wahrscheinlich der Job nicht zu Ihnen. In diesem Fall sollten Sie sich tatsächlich überlegen, ob Sie sich anderweitig umschauen. Arbeit, die man selbst als sinnlos empfindet, ist nur verkaufte Lebenszeit. Dieses Gefühl kann schnell zu psychischer Überlastung führen.

Wenn wir prokrastinieren, weist das im Normalfall auf ein zugrunde liegendes Problem hin. Diesem sollten Sie auf den Grund gehen. Nehmen Sie einen emotionalen Check-in vor und fragen Sie sich:

Oft sind negative Gefühle mit dem Prokrastinieren verbunden: Sie sind gelangweilt, haben Versagensangst, fühlen sich überfordert oder blicken der Aufgabe freudlos entgegen. Finden Sie heraus, was Sie so stört, können Sie den nächsten Schritt machen: Sie können den Grund für Ihr Unwohlsein beseitigen – oft, indem Sie andere ins Boot holen. Das ist okay, dafür sind Sie Teil eines Teams und dafür sind auch Ihre Vorgesetzten da. Klare Anweisungen und Organisationsstrukturen sorgen dafür, dass Ihnen die Arbeit nicht über den Kopf wächst und Sie kein Problem mit dem Anfangen haben.